Alle Dokumente, Prozesse
und Normen in einem System

Gelenkte Dokumente für alle Mitarbeiter

Userspezifische Inhalte und Dashboards

Modular und erweiterbar zum zentralen IMS

Integriertes Managementsystem sycat IMS-Portal - Gelenkte Dokumente und Prozesse für alle Mitarbeiter

Wir nutzen die BPM Software sycat, um eine immer komplexere Arbeitswelt zusammen mit unseren Mitarbeitern zu verstehen und immer einfacher zu gestalten. Somit können wir stets auf interne und externe Anforderungen ...

 

René Tolger

Projektmanager DLO, Kieback & Peter GmbH & Co. KG

sycat IMS Portal

sycat IMS Portal - mehr als nur Dokumentenmanagement

Stellen Sie Ihre Dokumente und Prozesse allen Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung!

Mit sycat IMS Portal können Sie mehr als nur sämtliche Dokumente und Prozesse unternehmensweit in einem zentralen System publizieren. Dank der eingebauten Features und den optionalen Erweiterungen wird das IMS Portal zum Herzen Ihres gelebten Qualitäts- und Dokumentenmanagements auf dem Weg zum digitalen integrierten Managementsystem.

Im IMS Portal sind die kompletten Dokumente ihres Unternehmens immer auf dem neuesten Stand. Die vollautomatische Versionierung und Archivierung sowie der integrierte Freigabe- und Lenkungsprozess sind natürlich revisionssicher und machen Audits zum Kinderspiel.

Durch die durchdachten Nutzerrollen bekommt jeder Mitarbeiter im IMS Portal auch nur genau die für seine Arbeit relevanten Dokumente und Prozesse zu sehen. Über das persönliche Dashboard wird der jeweilige Mitarbeiter automatisch über alle geänderten und zu lesenden Dokumente und andere Neuigkeiten informiert und kann von hier aus bequem und schnell sämtliche Dokumente, VA, AA und Normkapitel sowie die übersichtlich modellierten Prozesse abrufen.

Die Dokumente sind nicht nur übersichtlich nach Dokumentenart sortiert, sondern lassen sich auch direkt aus den Prozessen heraus aufrufen oder über eine superschnelle Volltextsuche finden. Besonders häufig benutzte Dokumente können als Favoriten markiert werden. So wird sichergestellt, dass Qualitätsmanagement nicht nur eine Sache der Zertifizierung ist, sondern tatsächlich von jedem Mitarbeiter individuell gelebt werden kann.


Integriertes Managementsystem sycat-IMS-Portal - Integrierter Freigabe- und Lenkungsprozess
Der Dokumenten- und Prozessfreigabe-Workflow ist frei konfigurierbar, um sämtlichen Anforderungen und Unternehmensgrößen gerecht zu werden.

Integrierter Freigabe-Workflow

Mit Hilfe des automatisierten Freigabe- und Lenkungsprozesses ist das Neuerstellen, Ändern und Zurückziehen von Dokumenten und Prozessen völlig unkompliziert und normkonform. Die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Revision lassen sich einfach abbilden, damit der Workflow voll und ganz ihren Bedürfnissen und Abläufen entspricht.

Sämtliche Beteiligte eines Lenkungslaufes werden automatisch über Änderungen informiert und können die Prüfungen oder Freigaben sofort innerhalb und sogar außerhalb der IMS-Portal-Umgebung vornehmen. Die Bereitstellung von Vorlagen und Templates, die direkte Bearbeitung aus der Anwendung heraus, automatische Revisionsüberwachung sowie die Erstellung von Vergleichsdokumenten verschiedener Versionen machen den Workflow komplett.

Sortierung nach Dokumentenarten

Die Dokumente sind im IMS Portal übersichtlich nach Dokumentenart sortiert. In einer klassischen Baumstruktur lässt sich das komplette Ordnungssystem Ihres Unternehmens darstellen, um somit schnell zu den gewünschten Dokumenten zu navigieren. Zudem werden ungelesene, geänderte und neue Dokumente hervorgehoben angezeigt.

Neue oder geänderte Dokumente können auch mit einer Lesebestätigung versehen werden. Somit muss jeder zugewiesene Mitarbeiter aktiv den Nachweis erbringen, dass das entsprechende Dokument auch geöffnet und gelesen wurde.

Integriertes Managementsystem sycat-IMS-Portal -Sortierung nach Dokumentenarten
Um an schnell an ein bestimmtes Dokument zu gelangen, gibt es mehrere Wege: Direkt aus den Prozessen heraus, per Volltext-Suche oder über die Dokumentenart, wie Arbeitsanweisungen, Verfahrensanweisungen usw.
Integriertes Managementsystem sycat-IMS-Portal -Prozesssicht mit hinterlegten Dokumenten, Normen usw.
Ein Riesenvorteil des prozessorientierten Ansatzes: Da jedes Dokument direkt einem Prozessschritt zugeordnet ist, kann es natürlich auch dort gefunden und geöffnet werden. Dies gilt natürlich auch für andere hinterlegte Informationen.

Prozessorientierter Ansatz

Damit ein Dokumentenmanagement von den Mitarbeitern auch voll akzeptiert und aktiv genutzt wird, müssen Dokumente und Informationen schnell und vor allem intuitiv gefunden werden können. Daher sind beim IMS Portal auch sämtliche Dokumente, Module, Arbeitsschritte, IT-Systeme und SAP-Transaktionen direkt bei den modellierten Prozessen hinterlegt und aufrufbar. Also genau dort, wo sie auch in der Praxis gebraucht werden.

Flexible Volltextsuche

Um Dokumente oder andere Informationen auch wirklich schnell „Griffbereit“ zu haben verlässt sich das IMS Portal nicht nur auf die übersichtliche Sortierung und Prozessorientierung. Mit Hilfe der leistungsfähigen Volltextsuche findet jeder Mitarbeiter in Sekundenschnelle genau das, was er sucht und braucht.

Integriertes Managementsystem sycat IMS Portal -Volltextsuche über alle Dokumente
Schon bei der Eingabe der ersten Buchstaben schlägt die Suche relevante Dokumente vor. Vielfältige Filtermöglichkeiten sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter rasch das findet, was er sucht.

Vom Dokumentenmanagement bis zum integrierten Managementsystem - Erleben Sie selbst das Potential von sycat IMS Portal! Vereinbaren Sie einen kostenlosen und unverbindlichen Präsentationstermin und testen Sie das IMS Portal live!

sycat IMS Portal wächst mit Ihren Anforderungen mit!

Erweiterungen

 

Das IMS Portal kann noch viel mehr! Erweitern Sie den Funktionsumfang und die Leistungsfähigkeit und machen Sie aus einem einfachen DMS das Herz Ihres digitalen, integrierten Managementsystems!

 
sycat MAM - Aufgaben anlegen, delegieren, überwachen und dokumentieren

sycat MAM

Aufgaben erstellen, delegieren und kontrollieren

Mit sycat MAM können Aufgaben für den KVP oder andere Projekte über das IMS Portal gemanagt werden. Jeder User kann für sich oder andere Aufgaben definieren und über eine übersichtliche Cockpitansicht den Status im Blick behalten. Maßnahmen aus dem Process Designer werden automatisch als Aufgaben für die entsprechenden Mitarbeiter angelegt.

sycat Importer - Import aus Active Directory

sycat Importer

Import und Abgleich von Org.-Einheiten und Mitarbeiten

Mit sycat Importer gleichen Sie die Organisationsstrukturen und Mitarbeiter per Knopfdruck mit der MS Active Directory ab. Das Organigramm in sycat wird automatisch erstellt und aktualisiert.


sycat Reports - individuelle Berichte aus dem IMS Portal

sycat Reports

Erstellung von dynamischen Berichten

Mit sycat Reports können Sie sich Standard- sowie ganz individuellen Berichte aus dem IMS Portal zusammenstellen und diese auf Knopfdruck als Excel-Tabelle oder Diagramm abspeichern.

sycat Portal Startseite - die einfache Intranetlösung

sycat Portal Startseite

Erweitern Sie das IMS Portal zum Intranet!

Die sycat IMS Portal Startseite wird der Ausgangspunkt für Ihr Intranet! Sie bestimmen die angezeigten und verknüpften Inhalte! Natürlich in Ihrem Corporate Design.


sycat Audit by Babtec

sycat Audit by Babtec

Audits leicht gemacht

Von der Planung, über die Durchführung bis zur Auswertung Ihrer internen Audits erhalten Sie von sycat Audit by Babtec professionelle und weitgehende Unterstützung.

sycat for SharePoint

sycat for SharePoint

MS SharePoint Integration für sycat IMS Portal

Sie benutzen MS SharePoint für Ihr firmeneigenes Intranet? Dann gliedern Sie das IMS Portal doch einfach mit ein! Warum zwei Systeme getrennt laufen lassen?

Vom Dokumentenmanagement bis zum integrierten Managementsystem - Erleben Sie selbst das Potential von sycat IMS Portal! Vereinbaren Sie einen kostenlosen und unverbindlichen Präsentationstermin und testen Sie das IMS Portal live!

Alle Vorteile von sycat IMS Portal im Detail

Features

  • Intuitive Bedienung für jeden Mitarbeiter
  • Userspezifische Freigabe aller Prozesse und Dokumente - Jeder sieht nur das, was für ihn wichtig ist
  • Automatische Versionierung und Archivierung sämtlicher Prozesse und Dokumente
  • Interaktive Verknüpfung aller Prozesse und Dokumente
  • Vollständig normkonforme Lenkung und Verteilung der Dokumente durch integrierten Workflow (Freigabe- und Lenkungsprozess)
  • Mitarbeiter können sich aktiv an der Verbesserung Ihrer Prozesse beteiligen und sind Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
  • Integrierte Volltextsuche - alle Mitarbeiter finden schnell die gesuchten Informationen im gesamten System
  • Automatisches Versionsmanagement - Mitarbeiter haben stets Zugriff auf die zuletzt freigegebene Version und müssen diese nicht suchen
  • Zugriff mit jedem Webbrowser von überall möglich - auch über mobile Endgeräte

Gelenkte Dokumente im individuell anpassbarem Freigabe-Workflow

  • Einfache Masken für eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung
  • Leicht an Ihre Abläufe anpassbar
  • Durch das Rollenkonzept kann der Workflow je Dokumentenart von sehr umfangreich bis sehr kurz gehalten werden
  • Personalisiertes Dashboard mit allen Aufgaben
  • Prüfungen und Freigaben sind auch außerhalb der Workflow-Anwendung möglich, werden aber im Workflow dokumentiert
  • Veröffentlichung und Freigabe von sycat-Prozessen ohne Umwege
  • Auch ungelenkte Dokumente können im Portal mit angepassten Workflow-Funktionen veröffentlicht werden
  • Flexible Gestaltung der Rollenmodelle
  • Bereitstellung von Dokumentenvorlagen / Templates
  • Direktes Öffnen, Bearbeiten, Speichern von Word- und Excel-Dokumenten in der Anwendung
  • Automatische Befüllung von Textmarken in Word und Excel-Formaten
  • Automatische Erstellung von Vergleichsdokumenten verschiedener Dokumenten-Versionen
  • Automatische Revisionsüberwachung, automatisches Zurückziehen bei Erreichen des »Gültig-bis-Termins«
  • Komplett im Responsive Design gestaltet

Screenshots

sycat IMS Portal - Aufgabenliste
Im persönlichen Dashboard hat jeder Mitarbeiter eine individuelle Übersicht über aktuelle Änderungen, Lesebestätigungen, Unterweisungen usw.
sycat IMS Portal - Dokumentensicht
Die Dokumente sind übersichtlich nach Dokumentenart sortiert. Die Struktur ist natürlich flexibel und lässt sich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beim Klick auf ein Dokument werden detaillierte Informationen angezeigt.
Weitere Screenshots
sycat IMS Portal - Detaillierte Informationen zu den Dokumenten auf einem Blick
Schon beim Anwählen eines Dokumentes aus der Dokumentstruktur heraus sieht man die wichtigsten Informationen auf einen Blick.
sycat IMS Portal - Dokumente direkt aus der Anwendung öffnen
Die Dokumente können direkt aus der Anwendung geöffnet und bearbeitet werden, sofern der User die Berechtigung dazu hat.
sycat IMS Portal - Automatisch erstellte Vergleichsdokumente
Das IMS Portal erstellt automatisch Vergleichsdokumente, in denen Änderungen deutlich erkennbar sind.
sycat IMS Portal -Prozesslandkarte
Im IMS Portal werden sämtliche Geschäftsprozesse angezeigt. Die interaktive, individuelle Prozesslandkarte kann als Einstieg zu den Teilprozessen verwendet werden.
sycat IMS Portal - Prozesssicht eines Geschäftsprozesses mit hinterlegten Dokumenten, Normkapiteln usw.
In der übersichtlichen Swimlane-Darstellung sind die einzelnen Prozessaktivitäten und ihre Interaktionen gut zu erkennen. Zu jeder Aktivität sind die entsprechenden Dokumente zugeordnet.
sycat IMS Portal - Detaillierte Informationen sind den einzelnen Prozessschritten zugeordnet.
Zu jedem Prozessschritt sind die hinterlegten Informationen direkt und detailliert abrufbar.
sycat IMS Portal - Volltextsuche mit Vorschlägen bei der Eingabe
Die superschnelle Suchfunktion durchsucht nicht nur etwa Dokumententitel, sondern den kompletten Volltext. Schon während der Eingabe bekommt der User Vorschläge angezeigt.
sycat IMS Portal - Schnellzugriff dank praktischer Seitenleiste
Die Seitenleiste bietet Schnellzugriff auf die wichtigsten Funktionen, wie etwa ungelesene Dokumente, ausstehende Reviews oder offene Lenkungsläufe.

Videos

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Erleben Sie das IMS Portal live! Unverbindlich und kostenlos!

Präsentationstermin vereinbaren

 

Machen Sie sich selbst ein Bild von vielen Vorteilen des Dokumentenmanagements mit sycat IMS Portal! Lassen Sie sich von der einfachen und durchdachten Benutzeroberfläche überzeugen, indem Sie selbst das IMS Portal auf Herz und Nieren testen! Wir präsentieren Ihnen unsere Software und beantworten gerne all Ihre Fragen. Natürlich ist dieser Präsentationstermin für Sie vollkommen kostenlos und unverbindlich. Wir freuen uns auf Sie!

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