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Interne Audits – einfach, sicher und schnell

von

Der sycat Wissensblog von Christian Schäuble - Interne Audits

Zu Beginn meiner Ausführung zum Thema Auditabwicklung in und mit sycat, zeige ich Ihnen einen kurzen Blick in meine berufliche Vergangenheit. Geprägt durch eine strukturierte Vorgehensweise aufgrund durchzuführender Optimierungsprojekte, war ich schon immer auf der Suche nach geeigneten, unterstützenden Systemlösungen, als die bis dato geführten und meist unterschiedlich abgelegten Excel-Listen. Insbesondere das Überwachen der daraus zahlreich resultierenden Schwachstellen, Verbesserungspotentialen und den klassischen Maßnahmenlisten „wer macht was bis wann?“, waren eine Herausforderung. Um den Überblick der definierten Maßnahmen sowie deren Abarbeitung zu bewahren, waren unzählige Tabellen, sowie E-Mails an die entsprechenden Ansprechpartner, erforderlich.

Aufbrechen alter Audit-Strukturen

In meinem weiteren Aufgabenfeld als interner Auditor für integrierte Managementsysteme war ich für die Durchführung der jährlich anstehenden internen Audits sowie die Koordination des Auditoren-Teams zuständig. Mit dieser Aufgabe befand ich mich schließlich wieder der gleichen Herausforderung gegenübergestellt. Unzählige Excellisten erstellen, koordinieren, verfolgen und monitoren. Es würde nicht der Wahrheit entsprechen, Ihnen zu erzählen, dass hier keine Fehler entstanden oder gemacht wurden, die ggf. für das externe Audit noch schnell unbürokratisch korrigiert wurden.

Das Planen und Durchführen von Audits ist komplex und aufwändig.
Organisieren Sie Ihre Audits auch noch mit unzähligen Excel-Tabellen, Telefonlisten und E-Mail Verteilern? Ganz schön aufwändig und unübersichtlich, oder?

Audit Abwicklung mit sycat

Wie ist es bei Ihnen? Steuern und planen Sie ihre Audits auch noch mit zig Exceltabellen? Erfolgt die Maßnahmenverfolgung nicht auch mit Excel? Schreiben Sie unzählige E-Mails hierfür? Wie führen Sie Ihre Wirksamkeitsprüfung durch? Gar nicht?

Dann sind Sie nicht allein mit dem Umgang und der Vorgehensweise von der Planung, über die Durchführung, Koordination, Verfolgung und Überprüfung rund um das Thema „Managen von internen Audits“.

In meiner jetzigen Funktion als Berater bei der proWert Consulting bin ich überzeugt, dass Ihr Unternehmen eine einfache, sichere und schnelle Audit Abwicklung mit sycat-Audit von größtem Nutzen sein wird.

Audits strategisch neu denken

Auf Basis dem von uns entwickelten sycat Maßnahmenmanager (MAM) können Sie in Zukunft Ihre Audits von der Planung über die Durchführung sowie der Maßnahmenverfolgung inkl. Wirksamkeitsprüfung einfach, übersichtlich und zentral mit sycat-Audit verwalten.

Die Planung erfolgt zentral innerhalb der sycat Portal-Seite. Hier können Sie neue Audits mit entsprechender Auswahl der zur Verfügung stehenden Auditoren, der Auditart (System-, Produkt-, Prozessaudit), Themen mit kurzen Beschreibungen des Auditinhaltes, sowie den entsprechenden Zeitraum, indem das Audit stattfinden soll, anlegen. Die zu auditierenden Bereiche oder Abteilungen mit den entsprechenden Ansprechpartnern werden zusätzlich definiert. Es können noch weitere Informationen wie zu prüfenden Normkapitel, Dokumente oder entsprechende Prozesse direkt zugeordnet werden. Hier zeigen sich bereits aus meiner Sicht nützliche Synergien bei der Verwendung der sycat-Plattform.

sycat Audit ist eine firmenweit verbindliche Anwendung zur zentralen Steuerung eines Audits
Mit sycat Audit als Bestandteil des zentralen Maßnahmen- und Aufgabenmanagements führen Sie sämtliche Aspekte eines Audits in einer firmenweit verbindlichen Anwendung. Der finale Auditbericht wird automatisch erstellt.

Durch die Zuordnung Ihre Dokumente, Prozesse oder Mitarbeiter, ist eine schnelle und einfache Planung garantiert. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit evtl. bestehende Fragekataloge hochzuladen. Nach Abschluss der Planung bekommt der entsprechend zuständige Auditor eine Aufgabe in sycat MAM (Maßnahmenmanagement) erzeugt. Hier wird im Hintergrund eine E-Mail mit entsprechendem Link als Benachrichtigung generiert, mit dem der Auditor direkt in seinen zugeteilten und durchzuführenden Audit gelangt. Die Dokumentation der Auditdurchführung, sowie dem Auditabschluss mit entsprechenden Hinweisen und Maßnahmen, erfolgt zentral im sycat-Portal. Natürlich wird auch die meist mühselige Auditberichterstellung für Sie auf Knopfdruck übernommen. Hier können individuelle Berichtsvorlagen erstellt werden. Die entsprechenden Aufgaben werden den Mitarbeitern danach zentral über MAM zugeteilt und anhand einer automatisch vom System generierten E-Mail zusätzlich darüber benachrichtigt. Durch eine entsprechende Terminierung können Sie sich jederzeit vom System für die Abarbeitung der Maßnahmen sowie der Durchführung der Wirksamkeitskontrolle erinnern lassen. Durch verschiedenste, einfache Filtermöglichkeiten haben Sie jederzeit einen schnellen Überblick über die noch offenen, abgeschlossenen oder sich in Planung befindlichen Audits.

Durch das einfache Handling und der intuitiven Bedienbarkeit ist sycat-Audit aus meiner Sicht ein optimales Werkzeug und für zukunftsorientierte Unternehmen ein gewinnbringendes Tool. Durch die enormen Zeitersparnisse, beginnend bei der Planung, Berichtserstellung, über der Zuteilung von entsprechenden Aufgaben, bis hin zur Maßnahmenverfolgung und Wirksamkeitskontrolle, ist sycat-Audit ein hervorragendes Tool, um weitere Synergien gewinnbringend für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Beratung und Demonstration

Ich freue mich als Berater, dass sycat-Audit in unserem Portfolio ein zentraler Bestandteil geworden ist und unsere Kunden damit in Zukunft eine einfachere, sicherere und ressourcenschonendere Abwicklung ihrer internen Audits durchführen können. Das bisherige Kundenfeedback spiegelt dies wider.

Habe ich Ihr Interesse geweckt? Wenn ja, dann stehen wir Ihnen, die sycat IMS GmbH und die proWert Consulting GmbH, gerne für eine Vorstellung zur Verfügung. Auf Wunsch organisieren wir auch einen Erfahrungsaustausch mit unseren Kunden.

Ihr und unser Ziel: Weg von dezentralen, schwer überblickbaren Excellisten, hin zur zentralen Abwicklung mit sycat-Audit.

Über den Autor: Christian Schäuble

Christian Schäuble vermittelt in Kundenprojekten seit Jahren fachliche und systematische Sachverhalte rund um das Thema Auditierung, Zertifizierung sowie Prozess- und Dokumentenmanagement und unterstützt Sie in der praktischen Umsetzung im Arbeitsalltag.

Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung als Trainer in der Erwachsenenbildung und als Experte für den Aufbau und die Implementierung von integrierten Managementsystemen sowie für Auditmanagement steht er Unternehmen zur Seite, die effektive und praktikable Lösungen benötigen, um ihre Geschäftsprozesse lohnender zu gestalten.

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