Ressourcen bündeln, Effektivität verstärken

Integrierte Managementsysteme

 

In vielen Unternehmen gibt es neben dem Qualitätsmanagement noch weitere Anforderungen aus anderen Bereichen, beispielsweise dem Arbeits- und Umweltschutz, dem Risiko- und Compliancemanagement oder dem Datenschutz.

Diese Systeme müssen verantwortet, nachweislich gepflegt und vor allem auch praktisch gelebt werden, um nicht nur den rechtlichen Regelungen zu genügen, sondern auch dem Unternehmen einen Mehrwert zu geben.

Ein integriertes Managementsystem erlaubt das elegante und effiziente Führen sämtlicher isolierter Managementsysteme gleichzeitig mit Hilfe einer einheitlichen, allgemeingültigen Software.

Inhalt
 

Definition und Vorteile

Was ist ein IMS?

Alle Systeme in einer Hand - Effizienz verstärken und Synergien freisetzen
Gebündelte Ressourcen in einem deutlich verschlankten System erlauben das effiziente Führen aller Regelwerke und setzen enorme Synergien frei.

In vielen Unternehmen und Organisationen werden neben dem Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001:2015 meist noch andere Managementsysteme gepflegt, beispielsweise Umweltschutz nach DIN ISO 14001 und Arbeitsschutz nach DIN ISO 45001, um nur die gängigsten zu nennen. In speziellen Branchen, wie im Gesundheitswesen, in der Automobilindustrie oder in der Luft- und Raumfahrt, kommen natürlich noch etliche andere Regelwerke zum Tragen.
Jede dieser Normen verlangt nach mindestens einen Verantwortlichen, der die Verfahren und Abläufe im Unternehmen daraufhin abstimmt und die teils umfangreiche Dokumentation hinterlegt.

Zudem müssen auch alle Mitarbeiter über alle sie betreffenden Änderungen oder Vorgehensweisen informiert sein. Die entsprechenden Arbeits- (AA) oder Verfahrensanweisungen (VA) sollten am besten griffbereit am Arbeitsplatz bereitliegen und immer aktuell sein. Und was geschieht bei Änderungen oder der Einführung neuer Normen? Da müssen natürlich auch alle entsprechenden Dokumente aktualisiert und von allen Beteiligten auch gelesen und akzeptiert werden.

Das klingt nicht nur nach viel Arbeit, sondern das ist es auch. Tatsächlich ist das gleichzeitige Führen und Anwenden mehrerer Managementsysteme ein enormer Aufwand für jedes Unternehmen. Viele Arbeiten werden von verschiedenen Personen oft doppelt oder dreifach ausgeführt, die Abstimmung auf die internen Abläufe erzeugt jede Menge Reibung und die Akzeptanz der Mitarbeiter, sich mit mehreren komplexen Regelwerken auseinanderzusetzen ist natürlich nicht sehr ausgeprägt.

Daher liegt der Gedanke nahe, alle angewandten Regelwerke in einem einzigen System zu bündeln: in einem integrierten Managementsystem (IMS).


Prozessorientierter Ansatz

Ein IMS soll also die Arbeit mit Normen erleichtern und das Anwenden so effizient wie möglich machen. Aber wie bekommt man die Anwendung verschiedener Normen unter einen Hut? Der Ansatz dazu ist, alles konsequent anhand der betrieblichen Abläufe, der Geschäftsprozesse, zu orientieren.

Dazu werden die Prozesse des Unternehmens oder der Organisation standardisiert aufgenommen und abgebildet. Dafür gibt es eine Vielzahl möglicher Darstellungsarten. Die wohl am etablierteste ist die Modellierung der Prozesse nach der von Prof. Dr. Hartmut Binner mitentwickelten Business Model and Notation (BPMN) in sogenannten Swimlanes. Unterstützung gewähren hierbei natürlich zahlreiche bewährte Softwarelösungen (BPM-Software).

So erhält man eine komplette Übersicht über alle Abläufe in Gestalt einer Prozesslandkarte. Jetzt werden den einzelnen Prozessen sämtliche Verantwortungen, Dokumente und Schnittstellen hinterlegt. Und darüber hinaus auch noch die entsprechenden Normkapitel, IT-Systeme, Schwachstellen und Risiken.

Jetzt erkennt man schon einen der größten Vorteile an der Integration in die Prozesse: Jede Regelung, Norm, Arbeitsanweisung, Sicherheitsbestimmung usw. ist ja im Arbeitsalltag mit einem konkreten Arbeitsprozess oder -schritt und dem dazu gehörenden Mitarbeiter verbunden. Also kann sie auch direkt mit diesem Prozessschritt verknüpft werden.

Ein modernes IMS funktioniert wie ein großes Portal, in welchem alle Informationen unternehmensweit ständig abrufbar sind. Jeder Mitarbeiter erhält durch zugeordnete Benutzerrollen jederzeit Zugriff auf die ihm zugewiesenen Prozesse und sämtliche Dokumente. Sie werden automatisch über Änderungen informiert und können anhand der Prozesslandkarte ihre eigene Rolle in den übergeordneten Prozessen besser erkennen. Mit einem guten IMS steigt die Akzeptanz und die Motivation der Mitarbeiter für die praktische Umsetzung der Normen und Regelwerke.

Modellierten Prozessen lassen sich sämtliche Regeln und Dokumente konkret zuordnen
In den modellierten Prozessen lassen sich ganz konkret den einzelnen Tätigkeiten die geltenden Normkapitel (hier Module) und Dokumente (beispielsweise Verfahrensanweisungen oder Arbeitsschutzblätter) zuordnen.

Die Vorteile eines IMS

  • Bündelung aller Regelwerke in einem zentralen System
  • Vermeidung von Mehraufwand und Redundanz
  • Ganzheitlicher Ansatz durch konsequente Prozesssicht
  • Kürzere Kommunikationswege
  • Kostenersparnis durch höhere Effizienz
  • Nutzung von Synergieeffekten
  • Mitarbeiter haben Zugriff auf alle relevanten und aktuellen Dokumente
  • Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
  • Audits wesentlich erleichtert
Modell eines integrierten Managementsystems
Im Zentrum des IMS stehen die Geschäftsprozesse. Alle Regeln sind an daran ausgerichtet und werden als Aufgaben und Pflichten zugewiesen. Wichtig ist, dass das IMS "lebendig" bleibt. Das Leitbild einer Firma muss sich dort ebenso wiederfinden wie der KVP.

Wollen Sie mehr über das Thema Dokumentenmanagement erfahren?

Downloads

PDF-integriertes Managementsystem bei Otto Fuchs KG
Lesen Sie, wie bei einem Unternehmen der Metallindustrie ein IMS eingeführt wurde.
 
PDF-Dokumnetenmanagement beim Jugend Sozial Werk Nordhausen-Integriertes Managementsystem Sonepar
Lesen Sie, wie ein Dokumentmanagementsystem zu einem IMS erweitert wurde.
PDF-integriertes Managementsystem bei DB Schenker
Lesen Sie, wie bei einem Logistik-Unternehmen ein konsequent prozessorientiertes IMS etabliert wurde.
 

Vom einfachen Dokumentenportal bis zum integrierten Managementsystem

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