Modernes Prozessmanagement im Unternehmen

Prozessmanagement und Zeitgeist

Während Prozessmanagement als Methode seit Jahrzehnten eine zentrale Rolle in der Organisationslehre spielt, gibt es mehrere Aspekte im Umgang der Mitarbeitenden mit Prozessen, die sich im Laufe der letzten Jahre und Jahrzehnte gewandelt haben:

• Sinkende Aufmerksamkeitsspanne: Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen sinkt kontinuierlich. Lange und komplizierte Prozesse erschweren den Zugang zu den wichtigen Vorgaben und werden nicht mehr gelesen. Der Ruf nach „kurz, klar, optisch ansprechend und simpel“ nimmt von Jahr zu Jahr zu.
• Videos statt Lesen: Videos laufen den Printmedien bzw. den elektronischen Dokumenten den Rang ab. Die Beliebtheit von Videos bei der Wissensvermittlung steigt, begünstigt durch die einfachere Verständlichkeit und durch die Entwicklung, dass Speicherkapazitäten heute unbegrenzt erscheinen. Auch im unternehmerischen Kontext spielen Videos eine zunehmende Rolle in der Vermittlung von Vorgaben und Knowhow.
• Digitalisierung und Automatisierung: Viele Prozesse laufen vollständig oder in Teilen digitalisiert ab. Die Maskenführung gibt gleichermaßen den Weg vor, Ausgaben und Berichte werden automatisch erzeugt. Prozesseinhalte und Softwareabläufe müssen aufeinander abgestimmt werden. Zu viel Redundanzen langweilen und machen Prozesse irrelevant. Widersprüche sind gefährlich und sollten vermieden werden.
• Ausnahmen und Sonderfälle, Diversifizierung und Volatilität: Ausnahmen und Sonderfälle nehmen zu! Die Anfälligkeit der Prozesse für Abweichungen vom Standard steigt in der sogenannten VUCA-Welt (VUCA = Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity). Wenn Rohstoffe fehlen, Mitarbeiter in großem Maß ausfallen, Prozesse mit wechselnden Hygienevorgaben gefahren werden müssen oder einfach unklar ist, was der nächste Tag bringen wird, dann kann der Standardprozess nicht so ablaufen wie es der Standard vorsieht. Dann müssen andere Regelungen getroffen werden.
  Die Vielzahl von Rahmenparametern, Sonderfällen und individuellen Entscheidungen vollständig und reproduzierbar auf das Papier bringen, ist wiederum kaum möglich.

Ein Umdenken ist also gefragt! Die Prozesse werden immer komplexer, die Ausnahmen und Sonderfälle mehr, aber die Bereitschaft, sich in komplexe Regelungen einzulesen sinkt. Mitarbeitende wünschen sich leicht verständliche und gut dosierte Anleitungen, am liebsten im Video-Format. Das gesamte Lernmanagement verlagert sich passend dazu nach und nach ins Digitale, weil flexibel und zeitlich unabhängig gelernt werden kann.

In drei Schritten zum Prozessmanagement mit Mehrwert

Die folgenden drei Schritte für Prozesse mit Mehrwert zeigen auf, wie Sie eine Balance aus Komplexität und Einfachheit herstellen können. Die sycat-Produktfamilie hat sich im Übrigen permanent weiterentwickelt, um dem Zeitgeist gerecht zu werden. Daher wird in den folgenden Schritten ergänzend auf sycat Produkte verwiesen, die Sie unterstützen können.

Schritt 1: Zweck des Prozesses: Was wollen Sie darstellen?

Bevor Sie Prozesse beschreiben oder Bestehende in die Revision schicken, machen Sie sich klar, was Sie darstellen wollen! Prozesse zu Analysezwecken haben einen viel höheren Detaillierungsgrad als Prozesse zu Anleitungszwecken! Wenn große Teile des Prozesses in der Software abgebildet sind, kann der Prozess verschlankt werden! Überlegen Sie vorab, für wen Klarheit über das Zusammenspiel von Aktivitäten geschaffen werden soll. Und schauen Sie, wie der Prozess in die gesamte Prozesslandschaft hineinpasst.

Auf der Basis dieser Vorüberlegungen entsteht eine grobe Struktur für den Prozess mit Prozessanfang, -ende und Beteiligten. Denken Sie dabei an die Maximen: Einfachheit, Klarheit und gute Verständlichkeit.

sycat hilft Ihnen dabei mit seinen guten Visualisierungsmöglichkeiten für Prozesslandkarten und für die Prozesse. Mehr dazu: https://www.sycat.com/prozessmodellierung-und-optimierung.html

Schritt 2: Detaillierungsgrad von Prozessen: Was kommt rein?

Ist die grobe Struktur für den Prozess und die Einbindung in die Prozesslandkarte geklärt, dann geht es um die Beschreibung des Prozesses. Die Kunstform ist es, einen geeigneten Detaillierungsgrad anzusetzen, der das Wichtige regelt und sich gleichzeitig nicht im Detail verliert! Dies sind Tipps aus der Berater-Trickkiste, um einen geeigneten Detaillierungsgrad zu schaffen:

• Leitplanken statt Ausnahmenmanagement: Hinterfragen Sie bei den vielen Ausnahmen, die Ihre Mitarbeitenden im Kopf haben, welche großen Entscheidungen oder Abwägungen dahinterstehen! Ist es die Abwägung Qualität vs. Kosten? Oder Risikominimierung vs. Termineinhaltung? Kundenbeschwerden abwenden vs. Planbarkeit gewährleisten? Häufig geht es um Widerspruchspaare, für die Lösungen gefunden werden müssen. Wenn Sie auf einer übergreifenden Ebene zusammenfassen, was Ihnen unter bestimmten Maßgaben wichtiger ist, können Sie eine Zusammenstellung von lauter Einzelfällen und Sonderwegen einsparen und stattdessen einen übergreifenden Handlungsrahmen schaffen.
• Kontrollpunkte: Installieren Sie im Prozess Kontrollpunkte oder Quality Gates, für die Sie definieren, welche Forderungen zu dem Zeitpunkt sichergestellt werden müssen, bevor es weitergehen kann! Das sorgt für Prozess-Sicherheit und schafft Verbindlichkeit für die Mitarbeitenden.
• Überwachungspunkte und Kennzahlen: Zeichnen Sie in den Prozess Überwachungspunkte ein, die Sie retrospektiv überwachen, um dann zu eskalieren, wenn Sie die Zielvorgaben des Prozesses nicht einhalten. Ein Hauptzweck des Prozesses ist die Verbindlichkeit. Sichern Sie diese von Vorneherein ab, in dem Sie aufzeigen, wie Sie den Prozess überwachen.
• Verlinkungen: Durch das Verweisen auf mitgeltende Dokumente, übergreifende Standards und andere Prozesse entschlacken Sie die Prozesse und regeln die Dinge dort, wo sie hingehören. Ohne digitale Lösungen ist eine solche Verweis- und Verlinkungsstruktur nur schwer möglich. Mehr dazu: https://www.sycat.com/dokumentenlenkung.html

Schritt 3: Prozesse kommunizieren: Wie erreichen Sie Ihr Team?

Es nicht damit getan, einen Prozess zu veröffentlichen, damit Prozesse verstanden und wirklich umgesetzt werden. Damit Sie das erreichen, benötigen Sie einen lebendigen Brückenschlag zum Mitarbeiter, z.B. über aktive Benachrichtigungen, dass es einen neuen Prozess gibt, Informationen über Veränderungen zu vorherigen Versionen oder über zusätzliche Aufbereitungsformen wie Videos und Trainings zur Vermittlung der Inhalte. Die Menschen machen den Prozess.

FAZIT: Prozessmanagement als Methodik bleibt zeitlos

Prozessmanagement als Methodik bzw. Werkzeug bleibt zeitlos. Aber die Ausgestaltung entwickelt sich weiter. Mehr denn je werden Antworten benötigt, um der zunehmenden Komplexität der Arbeitswelt auf der einen Seite und der sinkenden Aufmerksamkeitsspanne des Prozess-„Anwenders“ auf der anderen Seite gerecht zu werden. Antworten auf dieses Spannungsfeld liegen im Detaillierungsgrad, intelligenten Verlinkungen in der Dokumentenlandschaft, einer guten Prozess-Kommunikation sowie in kreativen Lösungen zur „Prozessübersetzung“, z.B. mit Multimediaangeboten und e-Learning.