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Vorteile und Nutzen einer Prozessmanagement-Software

von

Der sycat Wissensblog von Christian Schäuble - Prozessmanagement-Software

In der Beratung für die unterschiedlichsten Unternehmen in Branche und Größe treffe ich meist auf gleiche oder ähnliche Fragestellungen bezüglich deren Prozessmanagements.

Wie werden Geschäftsprozesse am besten aufgenommen, dargestellt und in welchem Detaillierungsgrad abgebildet?

Als ich 2002 angefangen habe Prozesse systemtechnisch mit der Prozessmanagement-Software von sycat IMS, genauer gesagt dem Process Designer, abzubilden, lag der Fokus bei mir zu 100% auf der Prozessoptimierung, d.h. Identifizierung von Schwachstellen und Potenziale.

Durch die Möglichkeit Prozesse grafisch in Swimlanes darzustellen, hat sich im Gegensatz zu den herkömmlichen Darstellungsweisen der Folgestruktur, bei den MitarbeiterInnen in den einzelnen Optimierungsprojekten innerhalb kürzester Zeit schnell ein Prozessverständnis bzgl. Input- Output Ergebnisse, Doppelarbeiten, Verschwendung oder unnötige Schnittstellen gebildet.

Die Erfolge aus den einzelnen Projekten haben gezeigt, dass der Einsatz eine für das Teammitglied leicht verständlichen Prozessmanagement-Software für die Unternehmung ein gewinnbringendes und effizientes Werkzeug ist. Daraus resultierend wurde ein komplettes Prozessmanagement aufgebaut und den sycat IMS Process Designer für die Darstellung der Unternehmensprozesse eingeführt.

Lassen Sie uns aber den Nutzen sowie die Vorteile des Process Designer von sycat IMS genauer betrachten.

Geschäftsprozesse analysieren

Zunächst werden zu Beginn die beteiligten Schnittstellen aufgelistet, die an dem entsprechenden Prozess in irgendeiner Form beteiligt sind. Dies allein zeigt schon eine entsprechende Übersicht der Schnittstellen, die in dem zu beschreibenden Prozess Informationen in irgendeiner Art und Weise austauschen.

Aufgrund der Swimlane-Darstellung werden die einzelnen Arbeitsschritte in den entsprechenden Bereichen transparent und nachvollziehbar dargestellt. Aus meiner Sicht ist es wichtig den Zweck der Prozessvisualisierung zu hinterfragen. Dient die Prozessmodellierung der reinen Prozessoptimierung oder der Weitergabe von Informationen für das tägliche Arbeiten?

Bei der reinen Prozessoptimierung werden die Prozesse im Detail mit allen relevanten Schritten aufgenommen.

Swimlane Darstellung im sycat Process Designer
Swimlane Darstellung im sycat Process Designer

Prozesse darstellen und gestalten

Bei der Visualisierung der Managementsystemprozesse sollten die Prozesse auf einer groben Flughöhe für die MitarbeiterInnen zu Verfügung gestellt werden. Hierbei unterstützt uns die Software mit der Möglichkeit, Detailinformationen wie z.B. einzelne Arbeitsschritte dem Prozess oder den einzelnen Prozessschritten im Hintergrund zu hinterlegen. Aus meiner Sicht ist darauf zu achten, dass die Visualisierung jederzeit für die MitarbeiterInnen schnell erfassbar, übersichtlich und verständlich modelliert wird. Die benötigte Information muss dann innerhalb weniger Klicks erreichbar sein.

Weitere Vorteile wie z.B. die Zuordnung von Normkapiteln, Risiken und Chancen, Schwachstellen Kennzahlen, oder abgeleitete Maßnahmen sind nur ein Teil der Möglichkeiten und sprechen für den Einsatz der Prozessmanagement-Software von sycat IMS.

Zuordnungen im sycat Process Designer
Zuordnungen im sycat Process Designer

Hierbei ergeben sich nicht nur für die MitarbeiterInnen Synergien was den Informationsgehalt angeht, sondern auch für die ManagementsystembetreuerInnen, indem wertvolle Informationen aus dem System über entsprechende Zuordnungen z.B. für das Audit verwendet werden können.

Wie bilden Sie Ihre Prozesse im Unternehmen ab und wie stellen Sie diese ihren MitarbeiterInnen zu Verfügung?

Best Practice Ansatz bei der Prozessmodellierung
Best Practice Ansatz bei der Prozessmodellierung

Sehr oft bekomm ich in Gesprächen mit MitarbeiterInnen aus den verschiedensten Unternehmen zu hören, dass Sie z.T. mit dem Suchen und Finden von entsprechenden Prozessen und Dokumenten sehr lange beschäftigt sind. Andere werden mit Informationen überflutet, die Sie überhaupt nicht benötigen und daher eigene Insellösungen „nach bestem Wissen und Gewissen“ selbst erstellen. Darunter verstehe ich Anlage von eigenen Ordnerstrukturen oder z.B. Ablagesystemen auf dem Desktop. Was das für negative Auswirkungen auf Ihre Managementsysteme haben kann, können Sie sich sicherlich vorstellen.

Prozesse aufbauen und managen

Mit dem Einsatz der Prozessmanagement-Software von sycat IMS können Sie die Verteilung Ihrer Prozesse sowie Dokumenten benutzerorientiert aufbauen.

Was heißt das im Detail? Für mich persönlich als jahrelanger Systembetreuer war dies zu Beginn der Systemeinführung die Lösung aller Probleme. Mein Wunsch einer personenbezogene Prozess- und Dokumentenverteilung stand in der Theorie nichts mehr im Wege.

Die Praxis hat allerdings gezeigt, dass dies ein extremer Verwaltungsakt ist, was ein enormer Bedarf an Ressourcen im Aufbau sowie in der Pflege bedeutet.  Mit dem zweiten Anlauf die entsprechenden Prozesse und Dokumenten bereichs- u. abteilungsorientiert zur Verfügung zu stellen kam ich meinem Ziel schon näher. Zusätzlich gibt es systemseitig weitere Möglichkeiten wie BenutzerInnenwechsel (ggf. Sicht auf alle Prozesse/Dokumente) oder die Anlage von Favoriten, die Sie gewinnbringend zentral oder die NutzerInnen individuell für sich einstellen können.

Vorteile unserer Prozessmanagement-Software

Alles zusammen ist die Prozessmanagement-Software von sycat IMS mit dem Process Designer und dem IMS Portal das ideale Werkzeug um Ihr Prozess- bzw. Dokumentenmanagement benutzerfreundlich, zielorientiert zu gestalten, aufzubauen und Ihren MitarbeiterInnen zu Verfügung zu stellen. Erst wenn alle Teammitglieder der Anwendung für sich einen Nutzen erkennen, werden Sie mit dem System arbeiten. Prozessmanagement betrifft nicht nur ein paar Wenige im Unternehmen sondern alle MitarbeiterInnen, die hier die Möglichkeit bekommen sich mit der Prozessmanagement-Software von sycat IMS aktiv daran zu beteiligen.

Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, scheuen Sie sich nicht mich direkt zu kontaktieren. Gerne stehe ich Ihnen mit meiner langjährigen Erfahrung zur Seite und berate Sie umfassend oder begleite Sie von der Idee zur Lösung in der digitalen Transformation.

Beste Grüße
Ihr Christian Schäuble

 

Über den Autor: Christian Schäuble

Christian Schäuble vermittelt in Kundenprojekten seit Jahren fachliche und systematische Sachverhalte rund um das Thema Auditierung, Zertifizierung sowie Prozess- und Dokumentenmanagement und unterstützt Sie in der praktischen Umsetzung im Arbeitsalltag.

Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung als Trainer in der Erwachsenenbildung und als Experte für den Aufbau und die Implementierung von integrierten Managementsystemen sowie für Auditmanagement steht er Unternehmen zur Seite, die effektive und praktikable Lösungen benötigen, um ihre Geschäftsprozesse lohnender zu gestalten.

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