Transparente Prozessdarstellung – Mehrwert für Ihr Unternehmen

Was versteht man unter transparenter Prozessdarstellung?

Transparente Prozessdarstellung bietet Ihnen als UnternehmerIn einen deutlichen Mehrwert, unabhängig davon, ob Sie Ihr Unternehmen nach der ISO 9001 zertifizieren wollen und der prozessorientierte Ansatz daher eine wichtige Rolle für Sie spielt, oder ob Sie Ihren MitarbeiternInnen nur ein besseres Verständnis der Betriebsprozesse ermöglichen wollen.

Um Prozesse bestmöglich verstehen zu können, müssen diese klar und anschaulich modelliert sein. Diese Prozessdarstellungen enthalten alle wichtigen Informationen, die benötigt werden, um den Prozess bzw. die einzelnen Prozessschritte allumfänglich zu verstehen.

Liegen Prozesse in einer optisch verständlichen Form vor, hat das für Sie als UnternehmerIn zwei besonders herausstechende Vorteile:

• Ihre MitarbeiterInnen können interne Abläufe & Prozesse besser verstehen und nachvollziehen
• Durch die Visualisierung kann das Optimierungspotential eines Prozesses viel schneller erkannt werden

Notwendige Schritte, um Prozesse transparent und optimiert darzustellen

Damit man Prozesse anschaulich und klar abbilden kann, müssen diese erst einmal identifiziert werden. Das ist keine leichte Aufgabe und erfordert je nach Unternehmensgröße einen recht intensiven Arbeitsaufwand. Die Vorgehensweise kann hier stark variieren. In einem Kleinunternehmen reicht oft eine Person, die diese Arbeit übernimmt. In größeren Unternehmen sind es hingegen Teams bzw. es wird abteilungsweise vorgegangen und jede/r übernimmt einen Teil der Arbeit. Aber egal wer für die Arbeit verantwortlich ist, es müssen grundlegend folgende Aufgaben erledigt werden:

• Dokumentieren und Zusammentragen aller anfallender Betriebsprozesse (Führungs-/Managementprozesse, Wertschöpfende Prozesse, Unterstützende Prozesse)
• Definierung einzelner Prozessschritte eines Prozesses und Festhaltung von Zusammenhängen zwischen Prozessen
• Dokumentation wichtiger Zuordnungen & Informationen zu den einzelnen Prozessen bzw. Prozessschritten, damit diese von jedem MitarbeiterIn des Unternehmens optimal verstanden werden können.
  Es gilt: Kurze, knappe und präzise Informationen vor umständlich und künstlich in die Länge gezogenen Informationen

Aus den zusammengetragenen Informationen können dann am Ende verständliche Prozesse modelliert werden, die allen MitarbeiternInnen zur Verfügung gestellt werden.

Warum ist es wichtig, Prozesse anschaulich und einfach abzubilden?

Sie können einmal den Versuch starten und Ihre KollegenInnen bitten, Ihnen die Prozessschritte des internen Verbesserungsprozesses zu erklären. Sollte dieser bereits grafisch modelliert vorliegen, nehmen Sie lieber ein Alltagsthema, wie z. B. das Rasenmähen. Solange es keine einheitliche Vorgabe gibt, wird folgendes geschehen: Ob nun Verbesserungsprozess oder Rasenmähen, wenn Sie vier unterschiedliche Personen fragen, werden Sie auch vier unterschiedliche Prozesserklärungen erhalten. Manchmal werden diese sich nur in Kleinigkeiten unterscheiden, aber haargenau zwei gleiche werden Sie wahrscheinlich nicht erhalten.

Für das Beispiel „Rasenmähen“ könnten die unterschiedlichen Prozessbeschreibungen z. B. so aussehen:

• Person 1: Ich hole den Rasenmäher und lege los.
• Person 2: Ich hole den Rasenmäher, überprüfe den Stand vom Benzin, stelle die Schnitthöhe ein und lege los.
• Person 3: Ich hole den Rasenmäher, räume den zu mähenden Bereich frei, stelle die Schnitthöhe ein und lege los.
• Person 4: Mein Mann mäht den Rasen - der Rasen ist nach 30min fertig gemäht

Es gibt unglaublich viele Variationen, obwohl alle Personen den gleichen Prozess beschreiben. Jede der Personen hat jedoch eine eigene Vorstellung, was zu dem Prozess gehört und wie dieser definiert ist. Würde man aber allen Personen einen genauen, klaren Prozessablauf vorlegen, wie der „Prozess“ Rasenmähen auszusehen hat, könnten Sie sich alle genau an den Ablauf halten und würden so zu einem gleichen Ergebnis kommen (ohne Berücksichtigung von Rasenbeschaffenheit etc.).

Beim Thema Beschreibung des Verbesserungsprozesses passiert ähnliches, wenn es kein genaues „Bild“ vom Prozess gibt. Insbesondere MitarbeiterInnen, die vielleicht kaum Berührungspunkte mit diesem Geschäftsprozess haben, können sich kaum etwas unter „Fortlaufenden Verbesserungsprozess“ vorstellen. Modelliert man mal so eine MitarbeiterInnenvorstellung, könnte diese wohl so aussehen:

Selbst MitarbeiterInnen, die eigentlich nichts mit dem Prozess zu tun haben, können diesen jetzt eindeutig verstehen und so selbst als Unbeteiligte des Prozesses ein Verständnis für den ganzheitlichen Geschäftsbetrieb entwickeln.

Wie oben bereits beschrieben, gewinnen ihre MitarbeiterInnen nicht nur einen besseren Einblick in die Prozesse. Der klare, einheitliche Weg, den der Prozess jetzt aufzeigt, kann durch die Prozessdarstellung auch viel besser in Frage gestellt werden. Da jetzt alle das gleiche Bild vom Prozess haben, kann dieser nun perfekt analysiert und verbessert werden. Sie haben die bestmögliche Optimierungsgrundlage durch die transparente Prozessdarstellung geschaffen.

Wie kann die sycat IMS GmbH Sie zum Thema „Transparente Prozessdarstellung“ unterstützen?

Unsere Tools können Sie sowohl bei der Modellierung als auch bei der Bereitstellung der Informationen unterstützen.