SAP-Einführung in der Automobilindustrie

Schon seit vielen Jahren betreue ich einen Automobilzulieferer in Hannover bei der Weiterentwicklung seines Integrierten Management Systems (IMS). Primär geht es hier darum, die Anforderungen der IATF 16949 und TISAX umsetzen.

Als es dann hieß, es solle am Standort SAP einführt werden, kam uns im Team die Idee für die Erstellung und Pflege einer prozessorientierten Anforderungsbeschreibung den sycat Process Designer zu nutzen, um so eine datenbankbasierte Vorgabe für die SAP-Implementierung bereitzustellen.

Dadurch, dass die Prozessmanagementsoftware sycat Process Designer schon im Einsatz war, hatten wir eine ideale Ausgangssituation, um unsere Idee erfolgreich umzusetzen, denn:

• ein Integriertes Management System mit seinen Prozessen war bereits mit dem sycat Prozess Designer komplett abgebildet und in der Organisation etabliert
• ein Änderungsmanagement/ KVP war bereits über das sycat IMS-Portal im Intranet realisiert
• die Swimlane Darstellung, für die Darstellung von Prozessabläufen, war unternehmensweit bekannt und akzeptiert.
• KeyUser, für Prozessaufnahmen und-analysen, waren bereits definiert und ausgebildet
• die sycat IT- Infrastruktur stand schon zur Verfügung

Somit war die Grundlage geschaffen, dass ich als Berater der proWert Consulting GmbH die SAP-Einführung in den 4 Phasen des Projektes begleiten konnte.

Im Folgenden möchte ich diese Phasen näher beschreiben:

Phase 1: Blueprint Erstellung:

• Der Aufbau des SAP Business Blueprint (BBP) wird in der Regel durch SAP-ProjektleiterInnen vorgegeben. Diese Vorlage wurde in den sycat Process Designer für die einzelnen SAP-Module übertragen.

• Folgende SAP-Module wurden in dem beschrieben Projekt bearbeitet:
  • Finanzwesen (FI)
  • Controlling (CO)
  • Vertrieb (SD)
  • Produktionsplanung (PP)
  • Materialwirtschaft (MM)
  • Qualitätsmanagement (QM)
  • Warehouse Management (WM)
  • Projektsysteme (PS)
• Die Prozessaufnahmen und -analysen wurden durch mich für die jeweiligen SAP-Module moderiert und modelliert. Zum Teil haben hier auch die KeyUser unterstützt. Alle notwendigen Prozessbeschreibungen, Tätigkeiten, Arbeitsschritte wurden im sycat Process Designer beschrieben.
• Die Dokumentation von Anpassungen wurde im sycat Process Designer nachgehalten. Somit war man jederzeit in der Lage, auf alte Versionsstände zurückzugreifen.
• Alle SAP-Transaktionen wurden mit Unterstützung der SAP-BeraterInnen den jeweiligen Prozessschritten zugeordnet.
• Nach Fertigstellung und Freigabe der SAP Business Blueprints konnten die Projektteammitglieder diese Anforderungsbeschreibungen über das sycat IMS Portal einsehen, um die Inhalte in Phase 2 umzusetzen.

Phase 2: Umsetzung im SAP- System

• Bei der Umsetzung der Anforderungen aus dem SAP Business Blueprint war ausschließlich die datenbankbasierte Dokumentation im sycat Process Designer bindend. Meine Aufgabe in dieser Phase war es, die Abstimmungsgespräche zwischen den BeraternInnen der unterschiedlichen SAP-Module zu koordinieren. Hauptthema war hier die Abstimmung der Schnittstellen zwischen den einzelnen Modulen.

Phase 3: Testphase

• Hier konnten aus der sycat Prozessbeschreibung User Cases abgeleitet werden.

Phase 4: Schulung des SAP-Systems

• Aus dem sycat Process Designer konnten die Grundlagen für die Schulungsunterlagen des SAP-Systems direkt heraus generiert werden, beispielsweise::
  • Prozessgrafiken (mit Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen)
  • Prozessablaufbeschreibungen (mit Detaillierung auf Arbeitsschrittebene inkl. Bildschirmmasken von SAP-Transaktionen)
• Die Lerninhalte selbst wurden mit sycat eLU, dem Lernmanagementsystem (LMS) der sycat IMS GmbH, über verschiedene Kurse anwendungsspezifisch vermittelt und nachgehalten.

Warum wurde von den SAP Key-Usern die Verwendung von sycat eLU, für die Durchführung von Schulungen, als besonders benutzerfreundlich empfunden?

• Die Vermittlung der Schulungsinhalte erfolgte nicht in Präsenzunterricht vor Ort, sondern wurde (unabhängig von Ort und Zeit) online durchgeführt.
• Jeder SAP KeyUser konnte die Schulungsinhalte personifiziert im sycat IMS-Portal über eine Seitenleiste abrufen.
• Die eingestellten Schulungsinhalte wurden zuvor aus der Projektdokumentation für jedes SAP Modul (standortspezifisch) erstellt und über sycat eLU dem Benutzerkreis zur Verfügung gestellt.
• Der Lernfortschritt konnte von allen SchulungsteilnehmerInnen über eine Benutzeroberfläche mit Datum, bis zur vollständigen Absolvierung der Schulung im sycat IMS-Portal, angesehen werden.
• Nach der Absolvierung der online durchgeführten Schulungen wurde das Wissen über kleine Tests, die zuvor über sycat eLU erarbeitet worden sind, je BenutzerIn abgefragt.
• Führungskräfte konnten über ein Dashboard, zu jeder Zeit, den Schulungsfortschritt seiner MitarbeiterInnen einsehen.

Da es nicht selbstverständlich ist, möchte ich es hier nicht unerwähnt lassen: Kosten und Zeiten sind bei der Umsetzung der 4 Phasen, wie im Projektplan vorgesehen, eingehalten worden ;-)

Abschließend möchte ich noch einmal die Vorteile des etablierten Vorgehensmodell der proWert Consulting GmbH, bei der Unterstützung von SAP-Projekten, zusammenfassen:

• Eine Handschrift bei der Erstellung der Projektdokumentation (Prozesse und Dokumente), um somit keine Redundanzen im Aufbau des Systems zu haben
• Ein „Owner“ für die gesamte Projektkommunikation
• Schnittstellen (und damit auch die Wechselwirkung der Prozesse) werden gesetzt und modulübergreifend mit den SAP-Beratern besprochen und dann freigegeben.
• Grundlagen schaffen (Version 1), für den kontinuierlichen Veränderungsprozess (KVP) und andere Änderungsanforderungen
• Basis für SAP- KeyUser Schulungen schaffen, die direkt im System über sycat eLU vermittelt werden können

… und was kam dann?

Nach Abschluss des SAP-Projektes haben wir die Inhalte der sycat Prozessbeschreibungen aus dem SAP-Projekt, mit den Inhalten der IATF 16949 Prozessbeschreibungen abgeglichen und zusammengefasst.