Sämtliche Informationen – zentral, aktuell, adressiert
Modernes digitales Management
Never change a running system?
In Zeiten starker Nachfrage und guter Marktpreise, wenn die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens begehrt sind, reicht es aus, die Prozesse so zu handhaben „wie es schon immer gemacht wurde“.
Die Auftragsbücher sind voll, die Prozesse etabliert, der Laden brummt und jeder hat alle Hände voll zu tun. Kein Wunder, dass da die Entwicklung langfristiger oder alternativer Strategien und Optimierungsmaßnahmen hintenansteht. Ein aktuelles, aber nicht das einzige Beispiel dafür ist das Thema Dieselmotor.
Das Unternehmen so gehandelt haben ist verständlich und völlig in Ordnung, wenn sie zeitgleich ihre „Kriegskasse“ für sich ändernde Bedingungen gefüllt und schon frühzeitig in die Infrastruktur zu einer modernen Unternehmensführung investiert haben. Allerdings haben auch viele Unternehmen auf solche modernen Managementsystem verzichtet oder ihm nur eine Alibi-Rolle zugestanden, „damit das QM ruhiggestellt ist“.
Die einzige Konstante ist die Veränderung
Doch wie sieht der Markt zurzeit aus? Drohende Handelskriege, Brexit, Digitalisierung, der beginnende Abschied vom Verbrennungsmotor, Emissions-Sanktionen – dies sind alles Schlagworte, die weltweit bestehende Produktions- und Logistikabläufe in Frage stellen. Zudem sind die Optimierungspotentiale durch niedrige Lohnkosten im In- und Ausland weitgehend ausgeschöpft und weiteres Preisdumping führt zu schlechterer Qualität und geringerem Ertrag.
Aber einige Unternehmen können sich besser auf geänderte Marktlagen einstellen als andere. Woran liegt das?
Wer ist der Schnellste?
Erfolgreich sind häufig Unternehmen, die ihre Prozesse gut dokumentiert haben und diese aktiv bei der Neugestaltung der eigenen Produkte und Dienstleistungen anwenden können. Die das Wissen, wie etwa neue Arbeitsanweisungen, digital verteilen können und bei denen alle relevanten Mitarbeiter aktiv in den Informationsfluss eingebunden sind. Die in Echtzeit die Qualifikation ihrer Mitarbeiter einschätzen und ausbauen können, um schnell das Know-how für neue Strategien und Prozesse aktivieren zu können.
Kurz: Erfolgreich sind die Unternehmen, die über ein modernes digitales Managementsystem verfügen und dies auch einsetzen.
Definition und Bestandteile
Das digitale Managementsystem
Management bedeutet die Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Entscheidungen. Da die aber sämtliche Aspekte in einem großen Unternehmen - Struktur und Aufbau, Informationsfluss, rechtliche Bedingungen, soziale Aspekte sowie die Marktlage in einer globalisierten Welt – unendlich komplex sind, braucht es ein geeignetes Managementsystem, welches über wirklich vollkommen alle Informationen verfügt und diese jederzeit und superschnell bereitstellt. Also digital.
In der Praxis werden in den meisten Unternehmen viele getrennt Managementsysteme gleichzeitig geführt. Allerdings ist seit etwa 20 Jahren der Trend zur Fusion von Managementsystemen erkennbar. So etwa beim integrierten Managementsystem, das beispielsweise das Qualitäts-, Umwelt,- und Arbeitssicherheitsmanagement in einem System vereint.
Diese Fusion setzt sich, dank der immer schneller und umfassender werdenden Informationstechnologie, immer weiter fort und verbindet mehr und mehr Bereiche in einem System. Voraussetzung dafür ist natürlich eine hohe Standardisierung und ein modularer Aufbau.
Zugrunde liegt eine Anwendung, die jeden Mitarbeiter, zu jeder Zeit, an jedem Ort und ohne große technische Hürden erreicht, die um die entsprechenden Module jederzeit erweiterbar ist und die den rechtlichen und betrieblichen Anforderungen hinsichtlich Daten- und Geheimnisschutz vollkommen genügt.
Die Bestandteile des digitalen Managements
Da das Managementsystem modular ausbaubar ist (Sein muss!), sind die einzelnen Bestandteile natürlich nicht komplett aufzählbar. Aber dies ist ja auch ein wesentliches Merkmal: Um auf sich ändernde Bedingungen schnell und optimal reagieren zu können, muss das System flexibel und damit immer „modern“ sein.
- Prozessmanagement
- Dokumentenmanagement
- Maßnahmen- und Aufgabenmanagement
- Qualifikationsmanagement
- Schulungs- und Lernmanagement
- Integriertes Managementsystem
- Qualitätsmanagement
- Umweltmanagement
- Sicherheitsmanagement
- Datenschutz
- Branchenspezifische Managementsysteme
- Gesundheitsmanagement
- Compliancenmanagement
- Risikomanagement
- ...
Prozessmanagement
Aufnahme, Beschreibung und Visualisierung der Geschäftsprozesse zur Analyse, Optimierung, Steuerung und Standardisierung der operativen Abläufe.
Merkmale
- Aufnahme und Visualisierung der Prozesse nach bewährter Modellierungskonvention, z.B. BPMN
- Voraussetzung für gelebtes QM (Forderung der ISO 9001)
- Verknüpfung der einzelnen Prozessschritte mit sämtlichen zugehörigen Informationen, wie mitgeltende Dokumente, IT-Systeme, AA, VA usw.
- Zentrale Speicherung der Prozesse und aller Informationen, um Aktualität und Konformität (Gültigkeit) zu garantieren
- Abbildung der Organisationsstruktur (Nutzerrollen, personifizierter Zugang und Lenkung von Informationen)
- Leichter Zugang zu den Prozessen und Informationen für die Mitarbeiter, personalisiert und nach Nutzerrolle (Was nützt Wissen, wenn die, die es brauchen, nicht herankommen?)
- Kompatibilität zu anderen Managementbereichen
Vorteile
- Aufnahme und Visualisierung der Geschäftsprozesse sind Voraussetzungen zur Optimierung und den KVP
- Informationen, wie mitgeltende Dokumente, werden direkt mit dem Prozess verknüpft und zentral gespeichert und damit die Aktualität und Konformität der Dokumente und Informationen gewährleistet
- Prozesse lassen sich leicht reproduzieren, z.B. bei Standortwechsel oder Übernahmen
- Wissen lässt sich leicht vermitteln, z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei der Schulung von Prozessen
- Zertifizierungen und Audits wesentlich erleichtert
Modellierte und gemanagte Prozesse sind leicht zu beherrschen, zu optimieren, zu reproduzieren, zu vermitteln, zu ändern und zu standardisieren.
Dokumentenmanagement
Verteilung, Lenkung und Archivierung sämtlicher Dokumente (AA, VA und andere Informationen), die für das Qualitäts- und andere Managementsysteme (z. B. Umwelt, Sicherheit, Datenschutz, Gefahrstoff) relevant sind.
Merkmale
- Prozessorientierung (die Prozesse sind grundlegend. Alle Informationen sind ihnen beigefügt und verknüpft.)
- Bereitstellung und Verteilung sämtlicher Information im Unternehmen
- Immer aktuelle und verbindliche Informationen
- Abbildung der Organisationsstruktur und Nutzerrollen zur gezielten Ansprache bis zum einzelnen Mitarbeiter (Abteilungen, Positionen, Teams, einzelne Mitarbeiter)
- Gelenkte Informationen durch Freigabe- und Lenkungsprozess
- Gezielte Verbreitung von wichtigen Informationen durch Lesebestätigung (kombinierbar mit Verständnisprüfung bei zu schulenden Dokumenten)
- Auditgerechte Archivierung
- Automatische Versionierung von Dokumenten
- Automatische Erstellung von Vergleichsdokumenten, um den Freigabe-Workflow zu erleichtern (Hervorhebung von Änderungen)
- Jeder Mitarbeiter hat leicht Zugang und immer zu seinen relevanten Informationen (Nutzerrollen, Browserbasierte Software, Intranet, Unterstützung mobile Endgeräte, Terminals usw.)
- Intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche, denn jeder soll es leicht, schnell und gern bedienen
- Schneller Zugang zu den benötigten Informationen durch intelligente Navigation und Sortierung und schnelle, parametrisierbare Volltextsuche
- Intranetfunktion zur Stärkung Corporate Identity und Erhöhung der Attraktivität für die Mitarbeiter
- Zukunftsfähig durch Updates (daher kommen nur Anbieter mit Reputation und Kompetenz in Frage)
- Modularer Ausbau um weitere Management-Bereiche
Vorteile
- Immer aktuelle, verbindliche und gültige Informationen im gesamten Unternehmen
- Zentrale Speicherung aller Informationen
- gelebtes Qualitätsmanagement
- Zertifizierung und Audits sind ein Kinderspiel
- Informationen schnell und nachweisbar im Unternehmen verteilbar (Lesebestätigung)
- Bei Neueröffnung von Standorten oder bei Übernahmen lässt sich Information leicht und schnell reproduzieren
Information und Wissen sind die essenziellsten und wertvollsten Wirtschaftsgüter eines Unternehmens. Die allgemeine, ständige Verfügbarkeit und gezielte Verbreitung von verbindlichen Informationen für alle Mitarbeiter ist die Voraussetzung für eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Marktbedingungen bei gleichzeitiger Gewährleistung von optimierten Arbeitsabläufen und der Herstellung von qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen.
Maßnahmen- und Aufgabenmanagement
Erstellung, Planung, Delegation, Kontrolle und Dokumentation von Maßnahmen und Aufgaben im Unternehmen.
Merkmale
- Zentrale Standardsoftware zur Planung und Delegation von Aufgaben für alle Mitarbeiter
- Browserbasiert und Unterstützung mobiler Endgeräte
- Automatische E-Mails mit wichtigen Terminen (auch ohne Zugang zum Intranet)
- Zentrale Speicherung zur Wahrung von Betriebsgeheimnissen
- Unterstützung BPM, d.h. Maßnahmen aus dem Risikomanagement werden direkt als Aufgabe den entsprechenden Mitarbeitern zugeteilt
- Abbildung der Organisationsstruktur des Unternehmens zur gezielten Verteilung von Aufgaben an Abteilungen, Teams, Hierarchien (Positionen) bis zum einzelnen Mitarbeiter
- Wirksamkeitsprüfung für vorgenommene Maßnahmen
- Auditgerechte Archivierung
- Unterstützung von Serienaufgaben und Aufgabenvorlagen
- Intuitive und einfache Benutzeroberfläche, damit jeder problemlos, schnell und gern seine Aufgaben anlegt und managt
- Informative, persönliche Dashboards zum schnellen Erfassen der wichtigsten Informationen
- Schnelle Übersicht über die wichtigsten Informationen wie Fortschritte, Termine usw.
- Anlegen und delegieren von Teilaufgaben
- Anhängen begleitender Informationen und Kommentare
- Kompatibilität mit vorhandenen Managementsystem und Intranet
Vorteile
- Ein verbindliches, zentrales System im gesamten Unternehmen (Keine Excel-Tabellen, Notizzettel und „Insel-Lösungen“ mehr.)
- Ideal für den KVP und das Chancen- und Risikomanagement. Durch konsequente Prozessorientierung kann man direkt an den Prozessen Maßnahmen ansetzen, diese als Aufgabe abarbeiten und einer Wirksamkeitsprüfung unterziehen.
- Auditgerechte Dokumentation und Archivierung
- Erleichterung bei der Umsetzung größerer Projekte, wie etwa die Eröffnung eines neuen Standorts oder die Umstellung der Produktion auf neue Produkte
- Neue Abläufe können viel schneller etabliert werden, da die Verantwortlichen direkt konkrete Aufgaben bekommen und die Wirksamkeitsprüfung in Echtzeit erfolgt
Ein firmenweit einheitliches Maßnahmen- und Aufgabenmanagement schafft garantierte Verbindlichkeit und hilft enorm bei der Optimierung von Abläufen bei gleichzeitiger Wahrung der Qualität.
Qualifikationsmanagement
Verwaltet, steuert und dokumentiert die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Merkmale
- Ständig aktuelle Abbildung der Organisationsstruktur des Unternehmens
- Wahrung des Datenschutzes nach DSGVO
- Übersichtliche Anzeige der Fähigkeiten aller Mitarbeiter, sortierbar nach Abteilung, Bereich, Team, Position usw.
- Erstellung Qualifikationsmatrix
- Skalierbar, um die individuellen Fähigkeiten jedes Mitarbeiters realistisch auswerten zu können
- Leichte Erstellung von Berichten
- Auditgerechte Archivierung
- Kompatibel mit anderen Managementbereichen, beispielsweise Unterweisungs- und Schulungsmanagement (Lernmanagement, Weiterbildung)
Vorteile
- Immer Überblick über den Kompetenz- und Wissensstand der Mitarbeiter im Unternehmen
- Potentiale und Missstände sind auf einem Blick erkennbar
- Schnell die für bestimmte Tätigkeiten oder Projekte benötigten Mitarbeiter bestimmbar
- Schulungsbedarf und individueller ist erkenn- und steuerbar
- Unterstützung der Personalplanung (Neu einstellen oder weiterbilden?)
Mit einem gut geführten Qualifikationsmanagement lassen sich in Echtzeit die Kompetenzen aller Mitarbeiter erkennen, Potentiale einschätzen und Schulungsbedarf aufdecken. Bei Umstrukturierungen oder geänderten Prozessen kann man sich so immer auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter verlassen.
Schulungs- und Lernmanagement
Planung, Verteilung, und Durchführung von Unterweisungen, Schulungen und Weiterbildungen an alle Mitarbeiter sowie die rechtssichere Zertifizierung und Archivierung der Maßnahmen.
Merkmale
Für die Mitarbeiter:
- Einfache, übersichtliche und intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche
- Persönliche Dashboards mit zu tätigenden Unterweisungen und Kursen sowie Fortschrittsanzeigen
- Unterstützung didaktisch sinnvoll und abwechslungsreich aufbereiteter Kurse zur Steigerung der Motivation und des Lernerfolges
- Browserbasiert und Unterstützung aller Endgeräte, also auch mobiles Lernen
- Motivationssteigerung durch Erhalt automatisch erstellter Zertifikate bei bestandenen Kursen
Für die Verantwortlichen:
- Abbildung der Organisationsstruktur zur individuellen Zuweisung von Unterweisungen oder Weiterbildungsangeboten (Bereich, Abteilung, Team, Position, konkrete Person)
- Fremdfirmen oder Besucher können ein- und unterwiesen werden
- Schnelle Übersicht über Fortschritt und Stand von Schulungen und Unterweisungen bei jedem Mitarbeiter
- Enge Verzahnung / Kompatibilität mit dem Qualifikationsmanagement
- Große Auswahl an Standardkursen und -unterweisungen buchbar
- Unterstützung anderer gekaufter Schulungen
- Schnelle, intuitive und einfache Erstellung eigener, individueller Kurse
- Unterstützung vielfältiger Medientypen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsenzschulungen und -unterweisungen
- Auditgerechte und rechtssicherer Nachweis von Teilnahme und Verständniskontrollen
- Randomisierte Verständniskontrollen zur Verhinderung von „Trial-by-Error-Antworten“
- Enge Verzahnung mit dem Prozess- und Dokumentenmanagement (Prozesse und Dokumente können direkt bei Änderungen als „unterweisungspflichtig“ den entsprechenden Abteilungen/Teams/Mitarbeitern gekennzeichnet werden)
Vorteile
- Schnelle Erhöhung des Wissenstandes und der Kompetenzen im Unternehmen
- Bei Umstrukturierungen lassen sich schnell vorhandene Mitarbeiter umschulen und so optimal auf geänderte Bedingungen vorbereiten
- Dem „Brain-Drain“ bei dem Ausscheiden erfahrener Mitarbeiter wird so effektiv entgegengesetzt (Voraussetzung ist hierbei aber, das sämtliche Prozesse und Tätigkeiten gut im BPM- und DM-System dokumentiert sind. Neue Mitarbeiter können so in kürzester Zeit eingearbeitet werden.)
- Erhöhung der Motivation und Moral in der Belegschaft durch freiwillige Weiterbildungsangebote, die dank des verzahnten Skill-Managements auch sofort gewürdigt werden.
- Engere Bindung der eigenen Mitarbeiter
Mit einem elektronischen Lernmanagementsystem kann ein Unternehmen sehr schnell auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren, indem es effektiv das Wissen, die Kompetenzen und Fähigkeiten seiner Mitarbeiter steuert.
Integriertes Managementsystem
Bündelt das managen sämtlicher angewandten Norm- und Regelwerke in einem System.
Merkmale
- Bündelung aller vorhandenen Norm- und Regelwerke in einem einzigen System, wie etwa:
- Qualitätsmanagement nach ISO EN DIN 9001
- Umweltmanagement nach ISO EN DIN 14002
- Sicherheitsmanagement nach OHSAS 18001
- Datenschutz nach DSGVO
- Branchenspezifische Normen
- Gesundheitsmanagement
- Compliancemanagement
- Risikomanagement
- ...
- Prozessorientierter Ansatz
- Kompatibilität mit anderen Managementbereichen
Vorteile
- Zentrale Speicherung aller entsprechenden Informationen und Dokumente
- Gewährleistung der Aktualität und Gültigkeit im gesamten Unternehmen
- Erleichterung beim Führen der einzelnen Bereiche - Prozessorientierung schafft dabei die "Schnittstelle"
- Erleichterung von Audits
Prozesse, Informationen, Mitarbeiter
Fazit
Zusammenfassend kann man sagen, dass Information das wertvollste Gut eines Unternehmens darstellt. Die Fähigkeit, aktuelles Wissen zu sammeln, zu speichern und jederzeit, schnell und adressiert zu verteilen, ist die Voraussetzung für ein Unternehmen, um sich schnell an ändernde Bedingungen anzupassen und neue Strategien zu entwickeln und in kürzester Zeit praktisch umzusetzen.
Die wesentlichsten Informationen sind dabei die genauesten und aktuellsten Kenntnisse über:
- die Geschäftsprozesse.
- die Qualifikationen der Mitarbeiter.
Die Geschäftsprozesse sind die grundlegendsten Bausteine der Wertschöpfung. Genaue Kenntnisse sind die Basis für Änderungen, Optimierungen, Standardisierung und Vermittlung. Sämtliche Informationen, die Prozesse betreffend, sind an genau an der Stelle verknüpft, wo sie wirken.
Die Mitarbeiter sind die Kräfte, die über die Fähigkeit verfügen, die Prozesse zu beherrschen, zu optimieren und in die Praxis umzusetzen. Genaue Kenntnisse über die Qualifikationen sind wiederum die Voraussetzung, das Wissen und Können zu kennen, zu planen und, mit Unterweisungen und Schulungen, aktiv zu steuern.
Des Weiteren bedarf es einer digitalen Infrastruktur, mit der sich diese Kenntnisse in Echtzeit:
- erheben lassen
- speichern lassen
- managen lassen (also gezielt beeinflussen und steuern lassen)
- adressiert verteilen lassen.
Dies alles ist die Aufgabe eines modernen digitalen Managementsystems. Diese Anforderungen gehen weit über ein herkömmliches integriertes Managementsystem hinaus, welches ja meist um das Qualitätsmanagement „herumgestrickt“ ist und damit nur in einem bestimmten Teil des Unternehmens zur Anwendung kommt.
Digitale Managementsysteme sind also ganz klar ganzheitlich ausgelegt und vereinen sämtliche Aspekte der Unternehmensführung in allen Bereichen und Abteilungen.
Mehr zu digitalen Managementsystemen in der Praxis
Downloads
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