Rheinmetall MAN Military Vehicles
Internationale Ausrichtung - Einsatz in neuem Terrain

Unternehmen auf Expansionskurs stehen oft vor der Aufgabe, heterogene Systeme und Anwendungen über die Selektion von Best Practice und Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Erschwerend kommt häufig hinzu, dass die IT-Systemlandschaft gewachsen und von heterogenen Anwendungen geprägt ist. Rheinmetall MAN Military Vehicles GmbH, ein Hersteller militärischer Radfahrzeuge, realisiert seine internationale Ausrichtung mit dem Prozess- und Dokumentenmanagementsystem von sycat IMS.

Konsolidierung der IT-Landschaft nach einem Joint Venture

Auch für RMMV, einem Komplettanbieter von militärischen Radfahrzeugen, ist die IT-Systemlandschaft bedeutend für die Unterstützung der Wertschöpfungskette, aber auch für die Reduktion von Komplexität und Kosten. Historisch gewachsene IT-Systeme auf unterschiedlichen technischen Plattformen standen auch dort einem flexiblen Unternehmenswachstum entgegen. Die Überwindung von Medienbrüchen in heterogenen IT-Landschaften durch neue Anwendungen an wichtigen Schnittstellen ist nur selten eine geeignete Lösung. Ineffizienz und manuelle Tätigkeiten gefährden eine leistungsfähige IT-Organisation und die durchgehende Nutzung von Unternehmensdaten. Indes kann eine funktionale und effektive IT-Landschaft auf einheitlichen Plattformen dabei unterstützen, Wachstum und Flexibilität abzusichern. Diese Plattformen sollten eine automatische Systemintegration erlauben und sich an den Unternehmensprozessen orientieren. Im Fall der RMMV GmbH, einem 2010 gegründeten Joint Venture aus Tochtergesellschaften der Rheinmetall AG und MAN Nutzfahrzeuge AG, gab es zwei grundsätzliche Fragestellungen:

• Wie können bei der Gründung eines Joint Ventures die bestehenden Systemwelten zusammengeführt werden?
• Wie lassen sich die neuen Regeln und Prozesse für alle Mitarbeiter zugänglich bereitstellen?

Um die Abläufe und IT-Systeme bei RMMV zu vereinen, wurde das Projekt „Prozesse und IT" aufgesetzt. Damit sollte das Beste aus den bestehenden Welten identifiziert und zur Anwendung im gesamten Unternehmen gebracht werden. Im Rahmen dieses Projekts wurden zunächst bestehende Dokumentationen zusammengeführt, abgeglichen und – wo sinnvoll – neue Prozesse beschrieben. Diese Beschreibungen sollten möglichst schnell allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Die Anwendungen sycat Process Designer für die Prozessbeschreibung und Document Manager Administration bzw. Document Manager Portal für die Publikation per Intranetportal waren auf der MAN-Seite bereits bekannt. Für die eingesetzten Lösungen des Softwareanbieters sycat IMS mit Sitz in Hannover wurden interne Schulungen der Anwender durchgeführt.

Das Lizenzmodell ermöglicht flexibles Arbeiten und die Administration erfolgt ebenfalls intern. Die Projektorganisation wurde als Multiplikator genutzt und in den Teams wurde das Gros der heutigen Prozesslandschaft erarbeitet. Die sycat Swimlane-Darstellung (OPD) visualisiert neue Zuständigkeiten, was sich in Zeiten des Umbruchs als Vorteil für die Mitarbeiter erweist.

Das Portal wurde in die IT-Landschaft von Rheinmetall Defence eingebunden und steht den Mitarbeitern seit Anfang 2012 als Managementsystem Portal zur Verfügung (siehe Abbildung). Für ausländische Gesellschaften wurde das System auf Mehrsprachigkeit umgestellt. Damit war der Weg für die Steuerung des Unternehmens durch Anweisungen geebnet. Für die Mitarbeiter gab es allerdings noch keine zentrale Ablage für Anleitungen zur Arbeit mit dem IT-System.

Herausforderung internationaler Einsatz

Nach dem Start des Projekts „Prozesse und IT" kam das Modul Datango zum Einsatz, das den Umgang mit dem System beschreibt. Diese Funktionalität sieht vor, dass Inhalte einmalig erstellt bzw. eingepflegt werden und durch Referenzierung zu zielgruppenspezifischen Themenblöcken, etwa für Schulungen, zusammengefasst werden können. Es stehen Online-Tutorials zur Verfügung und die Erstellung von Schulungsunterlagen in anderen Formaten, etwa als Textdokument, vereinfacht sich. Alle Inhalte werden publiziert und stehen im Portal bereit. Aktualisierungen stehen dadurch in Echtzeit zur Verfügung.

Ein großer Nutzen für das Projektteam ist die Möglichkeit zur Integration bestehender Dokumentationen, unabhängig von deren Format. So konnten bestehende Anleitungen integriert werden, Doppelarbeiten wurden vermieden. Und die neuen Prozesse werden mittels Schulung oder Anwenderhandbuch erklärt. Jetzt fehlte nur noch die Verknüpfung mit dem Managementsystem.

Durch die flexible Struktur im sycat Document Manager Administration konnte RMMV eine neue Art von Dokumenten für sich definieren. Im Prozessbild wird ein hinterlegtes Dokument angezeigt, als wäre es eine Anweisung. Mit einem ersten Klick werden die Steuerungsdaten angezeigt, mit einem zweiten Klick wird per Hyperlink die relevante Beschreibung geöffnet. Für die Mitarbeiter schließt sich damit eine Lücke: Mit zwei Klicks kommen sie von der Prozesslandschaft zur Beschreibung ihres IT-Systems, etwa SAP.

Vergleichbar funktioniert die Rückverbindung. In den Beschreibungstexten der Anleitungen oder in den Tutorials können Hyperlinks eingefügt werden, die auf die Prozesslandschaft oder direkt auf Anweisungen verweisen. Zudem stellt eine Erklärung des Prozesses eine gute Einleitung dar und bildet den optimalen Rahmen für eine Schulung. Das Zusammenspiel beider Systeme ermöglicht so ein flexibles Arbeiten, je nach Informationsbedarf des Mitarbeiters sowohl punktuell (z.B. Arbeiten in einer SAP-Transaktion) als auch in der Breite (z.B. neuer Geschäftsprozess).

Die Lösungen für Mehrsprachigkeit in den beiden Systemen harmonieren in ihrer Logik miteinander. Da die Hyperlinks auf Datenobjekte und nicht auf die daran angehängte Datei verweisen, haben die Verknüpfungen auch bei häufigen Aktualisierungen Bestand. Dies ist wichtig, um die Verwaltung mit geringem Aufwand betreiben zu können. Für die Anwender erfolgt eine Trennung auf Ebene der Bereiche, denen sie zugeordnet sind. Als Resultat werden dem Mitarbeiter im Portal nur die Inhalte angezeigt, die für seine Abteilung als „relevant" eingestuft sind.

So gut ein Managementsystem auch strukturiert sein mag, stets muss es den Anwendern nahegebracht werden. Sowohl sycat als auch Datango wurden immer mit vordefinierten Strukturen und prototypischen Inhalten vorgestellt. So wurde die Dokumentation für die Bedienung des Managementsystem Portals mit Datango erstellt. Die größte Wirkung für den Roll-Out zeigten Präsentationen in Abteilungsrunden und die individuelle Vorführung am Arbeitsplatz von Key-Usern.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Das Zusammenspiel aus Prozessbildern und Anweisungen in sycat sowie IT-Anleitungen in Datango steigern die Akzeptanz, die mit der kontinuierlichen Vermittlung an die Mitarbeiter und deren Einbindung weiterhin wächst. Zum Jahreswechsel 2012/2013 wurde das gemeinsame SAP-System für alle Standorte fertiggestellt. Damit wurde, wenn die Implementierung neuer Abläufe ansteht, die Arbeit für alle Projektteams erleichtert. Die Mitarbeiter finden alle Informationen über das Managementsystem-Portal an einer Stelle.

Als nächster Schritt ist der Ausbau der Dokumentation in Datango entlang der beschriebenen Geschäftsprozesse geplant. Ferner kann die Verbindung der beiden Dokumentationssichten im sycat Document Manager Portal und in Datango verbessert werden. Mögliche Ausbaustufen bestehen in der Zukunft mit der Einführung des SAP Solution Managers, der mit sycat for SAP direkt in die Prozesslandschaft eingebunden werden kann.