Das digitale IMS

 

Synergie durch Kombination

Ein integriertes Managementsystem kombiniert sämtliche im Betrieb oder der Organisation angewandten Managementsysteme, vom Risiko-, Qualitäts- über das Umwelt- bis zum Compliance- und Sicherheitsmanagement in einem einzigen System.

Durch die inhaltlichen Überschneidungen und die Bündelung von Kompetenzen lässt sich ein solches kombiniertes Managementsystem viel effizienter und ressourcenschonender verwalten und führen und bietet damit dem Unternehmen einen effektiven Mehrwert.

Digital = automatisiert und vernetzt

Welche Dokumente braucht der neue Mitarbeiter? Welches war nochmal der gültige Hygienestandard für die Produktionslinie? Welche Prüfungen laufen am Wareneingang? Und wo ist der Urlaubsantrag zu finden?

Bei den vielen Standards, Richtlinien und Dokumentationsverpflichtungen braucht jeder Mitarbeiter längst nicht mehr alle Unternehmensdokumente, sondern besser erhält er ausschließlich die, die für ihn persönlich relevant sind. Im besten Fall sind die Dokumente strukturiert sortiert und geordnet, es gibt ein lückenloses Versionsmanagement, intelligente Suchfunktionalitäten und jeder Mitarbeiter wird über relevante Änderungen und Neuerungen sofort informiert.

Eine dynamische, ständig aktualisierte Software, sinnvolle Erweiterungen, Mehrsprachigkeit und die unkomplizierte Einbindung neuer Normen lassen das IMS mit den Anforderungen mitwachsen und bilden die Grundlage für eine zukunftssichere Plattform.

Ganzheitliche prozessorientierte Unternehmensführung

Durch die Integration sämtlicher Managementsysteme in einem gelingt die ganzheitliche Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse unternehmensweit ganz automatisch. Einmal erarbeitete Lösungen lassen sich auf andere Bereiche übertragen und Geschäftsprozesse über viele Normen und Management hin darstellen und verbessern.

 

sycat IMS Portal

Mit sycat IMS Portal bieten wir Ihnen eine nachhaltige Softwarelösung, mit der Sie sämtliche Geschäftsprozesse und alle dazugehörenden Dokumente für Ihre Mitarbeiter vorhalten und Unternehmensweit veröffentlichen können. Dabei werden alle für Ihren Betrieb oder Organisation angewandten Managementsysteme in einem einzigen Portal integriert und zentral verwaltet. Durch den userspezifischen Zugang bekommt jeder Mitarbeiter nur die Dokumente zu sehen, die für ihn relevant sind. Dies stärkt die Akzeptanz für Qualitäts- und andere Managementmaßnahmen bei den Mitarbeitern ungemein. Aktivieren Sie bereichsübergreifend Optimierungspotential!

Prozessmodellierung

 

Natürlich lassen sich Prozesse und Abläufe in einer Firma oder Organisation verbal beschreiben. Solche „Prozess-Prosa“ kann dann leicht hunderte Seiten in einem Office-Programm füllen. Und wer liest diese Beschreibungen? Und wer behält den Überblick bei Änderungen in einzelnen Abläufen bei dutzenden Kopien der Handbücher in den einzelnen Abteilungen?

Einheitliche, Prozessorientierte Sichtweise

Die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen löst schon mal das Erste dieser beiden Probleme. Wobei sich da sofort die Frage nach der besten Darstellungsform ergibt. Flussdiagramme oder ereignisgesteuerte Prozesskette haben zweifellos ihre Popularität in der einfachen Anwendung mit beispielsweise Microsoft Viso. Die Darstellung der Geschäfts-, Kern- und Unterstützungsprozesse in der innovativen Swimlane-Darstellung nach der Business Process Model and Notation (BPMN) erlaubt aber eine wesentlich übersichtlichere Visualisierung.

Zeitgemäße BPM-Software erlaubt nicht nur ein weitgehend einarbeitungsfreies und intuitives Modellieren von Prozessen mittles gängiger Elemente und einfachem Drag & Drop, sondern auch die zentrale Speicherung mit allen dazugehörenden Schnittstellen und Dokumenten inklusive Versionsmanagement. Änderungen und Neugestaltung von Prozessen sind unproblematisch und revisionssicher. Die automatische Erstellung von ständig aktuellen und übersichtlichen Prozesslandkarten ergibt sich da von ganz alleine.

 

sycat Process Designer Pro

Mit sycat Process Designer Pro erstellen Sie per Drag & Drop mit nur wenigen Klicks Ihre Geschäftsprozesse. So schnell und so einfach kann auch Ihr Prozessmanagement sein. Alle Ihre Prozesse (egal welcher Notation) werden zentral in einer Datenbank gespeichert und verwaltet, so brauchen Sie Änderungen nicht umständlich in jedem Prozess einfügen. Sie führen die Änderung nur an einer Stelle aus und automatisch wird sie in allen Prozessen in der Datenbank umgesetzt.

Erfüllen Sie Ihre Prozesse mit Leben! Fügen Sie beispielweise Arbeitsschritte, IT-Systeme, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und Ihre gesamte Vorgabedokumentation direkt Ihren Tätigkeiten hinzu.

Qualitätsmanagement

 

Alle Maßnahmen zur Planung, Lenkung, Kontrolle und Verbesserung von Geschäftsprozessen zur Erreichung einer bestimmten, reproduzierbaren Qualität von Endprodukten oder Dienstleistungen werden allgemein als Qualitätsmanagement bezeichnet. Verschiedene DIN-Normen und Standards für verschiedene Geschäftsbereiche, wie etwa IATF 16949, DIN EN ISO 14001, DIN ISO 18001, DIN ISO 50001, DIN EN ISO 9001:2015, verschiedene Managementsysteme und Regelwerke, wie beispielsweise Umwelt-, Energie-, Arbeitsschutz- oder Risikomanagement verkomplizieren jedoch die intelligente und konsequente Anwendung eines einheitlichen Qualitätsmanagements. Eine Unmenge an (oft redundanten) Dokumenten sowie die Pflicht zur Dokumentation der Prozesse für jedes einzelne Regelwerk führen oft zu Frustration und Ablehnung der entsprechenden Maßnahmen bei den Mitarbeitern.

Ein modernes Qualitätsmanagement ist mehr als nur eine digitale Version des guten, alten QM-Handbuches. Es vereint vielmehr sämtliche Regelwerke und Normen in einem zentralen System und bietet ein firmenweites Portal, das alle Mitarbeiter mit den jeweils nur für sie benötigten, aktuellen Dokumenten versorgt. Aufwand und Pflege eines solchen Managementsystem werden trotz der Tiefe und Komplexität auf ein Minimum reduziert und erlauben dem Betrieb endlich die Entfaltung sämtlicher Vorteile einer ganzheitlichen Ausrichtung aller Geschäftsprozesse auf das QM.

 

sycat IMS Portal

Sycat IMS Portal ist die zentrale Ablage für sämtliche Dokumente und Geschäftsprozesse. Die Einbindung aller relevanten Normen oder Regelwerke reduziert das Führen mehrerer unabhängiger Regelwerke auf ein einziges, schlankes und stets aktuelles Managementsystem. Die intelligente Verteilung der Dokumente durch userspezifischen Zugriff erhöht die Akzeptanz in der Belegschaft und sorgt damit für die konsequente Umsetzung aller Maßnahmen zur Qualitätssteigerung.

Dokumentenmanagement

 

Bei mit der Größe eines Betriebes nimmt auch die Anzahl vorgehaltener Dokumente zur Organisation aller Abläufe zu. Und zwar exponentiell. Und damit auch die Zahl der zu ändernden Dokumente, der veralteten Dokumente, der zu revisionierenden Dokumente … Ein modernes Dokumentenmanagement muss daher mehr können, als nur Verwalten und Speichern.

Komplexität reduzieren = Akzeptanz maximieren

So unterstützt das DMS die Mitarbeiter aktiv beim Auffinden relevanter Dokumente. Dies geschieht beispielsweise über den Userspezifischen Zugang zum DMS, den jeder Mitarbeiter bekommt. So bekommt jeder Mitarbeiter auch nur die Dokumente zu sehen, die für ihn wichtig sind. Integrierte Volltextsuche und intelligente Indexierung helfen, die benötigten Dokumente innerhalb kürzester Zeit unternehmensweit auffindbar zu machen.

Durch zentrale Speicherung aller Dokumente in einem System, egal zu welcher Norm oder zu welchem Regelwerk gehörend, ist ständige Aktualität gewährleistet.

Ein lückenloses Versionsmanagement und aktive Lese und Empfangsbestätigung, rechtskonforme Archivierung, interaktive Verknüpfung von Prozessen und Dokumenten sowie mobiler Zugang über Webbrowser von überall im Intranet sind weitere Anforderungen an ein modernes DMS.

Ein personalisiertes Dashboard informiert jeden Mitarbeiter vollumfänglich über ihn betreffende Änderungen und Aufgaben. Diese Transparenz und Zugänglichkeit erhöht die Akzeptanz und die Umsetzung von optimierten betrieblichen Abläufen erheblich.

 

sycat IMS Portal

Das Management von Dokumenten und Prozessen mit der Systemplattform sycat IMS Portal ist denkbar einfach. Die intuitive Anwenderoberfläche ermöglicht Ihnen eine einfache Verwaltung einer hohen Anzahl von Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Setzen Sie schon heute den Grundstein für eine moderne Informationsinfrastruktur. Ein fundamentales Portal für stets aktuelle und verbindliche Dokumente. Die lückenlose Dokumentation mit sycat unterstützt eine revisionssichere Archivierung, den Schutz sensibler Daten vor unberechtigtem Zugriff, die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und die kontrollierte Vernichtung von Dokumenten

Prozessoptimierung

 

Jeder Prozess lässt sich verbessern! Das größte Problem bei der Identifizierung von Optimierungspotential ist aber zumeist die Komplexität einmal festgefahrener Geschäftsprozesse. Sie müssen sich also als erstes einen Überblick verschaffen. Mit per Hand geführten Excel-Listen und Interviews oder Telefonkonferenzen mit den jeweils Verantwortlichen in den Abteilungen stoßen Sie aber recht bald an ihre Grenzen.

Verschaffen Sie sich Übersicht

Sie brauchen eine Software, die sämtliche Prozesse und die dazugehörenden Dokumente, Normen sowie Schnitt- und Schwachstellen automatisch in einer übersichtlichen Prozesslandkarte darstellen kann. Sobald Sie intelligent modellierte und verknüpfte Geschäftsprozesse in frei wählbaren Ansichten vor sich liegen haben, springen Ihnen die Optimierungsansätze geradezu ins Auge: „Darum erhält der Kunde kein Feedback!“ „Deswegen weiß der Einkauf immer nicht Bescheid, was die Abteilung mit dem Lieferanten besprochen hat!“

Modellierung von Prozessen = intelligente Lenkung von Prozessen

Nach der Identifizierung des Optimierungspotentials kann der Prozess neu modelliert werden und die entsprechenden Änderungen und neuen Dokumente werden automatisch allen Beteiligten und Verantwortlichen zur Kenntnisnahme vorgelegt.

 

sycat Process Designer Pro

Mit dem sycat Process Designer Pro modellieren und gestalten Sie ihre Geschäftsprozesse einfach und schnell per Drag & Drop und fügen ihnen sämtliche benötigten Dokumente und Normen zu. In der automatisch erstellten Prozesslandkarte lassen sich Schwachstellen und Optimierungspotentiale leicht identifizieren und neu gestalten. Durch die innovative Swimlane-Darstellung behalten Sie stets die Übersicht und Hoheit über alle Geschäftsprozesse.

sycat Analyser

Mit dem sycat Analyser lassen sich sämtliche Abläufe und Prozesse schon vor der Realisierung testen und bewerten. So lässt sich einmal erkanntes Optimierungspotential unter reellen Bedingungen simulieren und nach frei wählbaren Konditionen, wie Kosten, Personalbedarf oder Zeitersparnis auflisten und vergleichen.

SAP-Integration

 

Hatten Sie eine tolle Prozessdokumentation bevor das SAP-Projekt kam? Haben Sie ausgereifte SAP-Masken, aber keine separate Prozessdokumentation mehr? Fehlen Ihnen Anwenderdokumentationen für Ihre individuellen SAP-Masken? Gibt es vielleicht nach einigen Jahren sogar sehr individuelle Interpretationen bei der Dokumentation in SAP?

Massive Regelungen und Standardisierungen in SAP treffen selten auf umfangreiche Anwendungsdokumentation derselben. Dies führt nicht selten zu folgenreichen Problemen bei der Überführung ihrer modellierten Geschäftsprozesse in die neue Umgebung. Zeit- und Budgetpläne sind da schnell Makulatur. Die Folge: hektische Versuche, der Lage wieder Herr zu werden um die alten, bewährten Prozesse mit den neuen Konventionen kompatibel zu machen.

Prozessorientierte Einführung von SAP


Eine gute SAP-Integration unterstützt Sie bei der Modellierung von SAP-konformen Geschäftsprozessen mit Hilfe von SAP-Referenzmodellen und der Aufnahme der ERP Geschäftsanforderungen. Dies spart Zeit, Nerven und Kosten und macht Ihnen den Weg frei für eine erfolgreiche und reibungsarme Umstellung auf das neue ERP-System.

 

sycat SAP

Mit sycat SAP integrieren Sie gelebten Prozesse unkompliziert in die neue SAP-Landschaft. Sie können Sie in einem Prozess, den Sie zuvor im sycat Process Designer modelliert haben, die verwendeten SAP-Bausteine hinterlegen, spezifische Hinweise zur Anwendungsdokumentation unterbringen und so per Baukastensystem eine detaillierte SAP-Anwenderdokumentation entstehen lassen.

webbasierte Unterweisungen

 

Die klassische Unterweisung

Unterweisungen sind nicht nur Arbeitsschutzrechtlich vorgeschriebene Pflichtveranstaltungen für jedes Unternehmen. Richtig umgesetzt leisten Schulungen und Unterweisungen einen großen Beitrag zur Motivationssteigerung Ihrer Mitarbeiter und reibungsloseren Abläufen bei allen Arbeitsprozessen. Allerdings sind klassische persönliche Schulungen meist mit nicht zu unterschätzendem Aufwand verbunden, der natürlich mit der Qualität der Schulung oder der Zahl zu unterweisender Mitarbeiter steigt: Zeitpläne müssen erstellt, Mitarbeiter eingeladen, passende Räumlichkeiten gefunden werden. Das Lehrmaterial ist vorzubereiten und im benötigten Umfang zu vervielfältigen. Der Unterricht ist abwechslungsreich zu gestalten um die Konzentrationsfähigkeit der zu unterrichtenden nicht schwinden zu lassen.

Dies bindet wertvolle Ressourcen und führt sehr oft dazu, dass im Unternehmen nur die nötigsten, gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen vorgenommen werden. Dies ist natürlich verschenktes Potential.

Eigeninitiative steigern mit E-Learning

Aus diesem Grund setzt sich immer stärker das sogenannte mobile Lernen durch. Gemeint ist dabei nichts anderes als durch, am besten webbasierter, Software unterstützte Lernprogramme, die der zu schulende Mitarbeiter in Eigenverantwortung zu absolvieren hat.

Mit der geeigneten Software lassen sich damit nicht nur Pflichtunterweisungen zeit- und ortsunabhängig durchführen. Dank Unterstützung zahlreicher Medien und Testmodelle sowie der Vorgabe von Lernzielen und der Ausgabe valider Zertifikate werden Mitarbeiter ermutigt, sich eigenverantwortlich weiterzubilden und sich Wissen und Kompetenzen anzueignen.

 

sycat Unterweisung

Mit sycat Unterweisung lenken Sie einfach und intuitiv die Schulungen und Unterweisungen Ihrer internen und externen Mitarbeiter, Zulieferer und Besucher. Sie erstellen Lerninhalte und verfolgen die individuellen Fortschritte aller Teilnehmer. Legen Sie im Handumdrehen Tests an und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zum eigenverantwortlichem mobilen Lernen mit Lernzielen, Fortschrittsanzeigen und automatisch erstellten Zertifikaten.

Behalten Sie immer den vollen Überblick dank persönlicher Dashboards und auditgerechter Dokumentation.

sycat Unterweisung

Maßnahmen- und Aufgabenmanagement

 

Um die im Rahmen der Best Practice und dem KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) gesteckten Ziele und Prozessoptimierungen zu erreichen, ist ein umfangreiches und gut funktionierendes Maßnahmen- und Aufgabenmanagement (MAM) unerlässlich.

Die entsprechenden Aufgaben und Maßnahmen sollten von jedem berechtigten und kompetenten User angelegt und an die verantwortlichen Abteilungen oder konkrete Personen/Teams delegiert werden können. Diese erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung über die zu erledigenden Aufgaben und den vorgegebenen Zeitrahmen. Im persönlichen Dashboard werden alle Aufgaben mit Fortschrittsanzeige übersichtlich angezeigt und abgearbeitet.

Wichtig ist eine zentrale Erfassung sämtlicher Aufgaben mit den nötigen Informationen zu Status und Verantwortlichkeit, damit Führungskräfte immer einen aktuellen und umfassenden Überblick über die Fortschritte haben und entsprechende Maßnahmen einleiten können.

Da viele konkrete Aufgaben und Maßnahmen sich direkt beim beschäftigen und optimieren mit modellierten Prozessen in einem entsprechenden BPM-Tool ergeben und sich dort auch hinterlegen lassen, sollte eine gute MAM-Software diese direkt importieren können.

Funktionen einer MAM-Software:

  • Zentrale Erfassung aller Aufgaben und Maßnahmen sowie der relevanten Informationen über Status, Priorität, Verantwortlichkeit usw.
  • Schnelles und einfaches anlegen und delegieren von Aufgaben und Maßnahmen durch alle berechtigten User
  • Unterteilung von Aufgaben in Teilaufgaben
  • Direktimport von Maßnahmen und Aufgaben, die sich aus Schwachstellen im BPM-Tool ergeben
  • Individuelle Zuordnung von Aufgaben und Maßnahmen an Mitarbeiter, Teams, Bereiche, Standorte
  • Automatische Information aller Beteiligten
  • Eskalationsmanagement beim überschreiten von Terminen (automatische Information)
  • Persönliches Dashboard für jeden User mit übersichtlicher Anzeige aller zu erledigender Aufgaben mit den wichtigsten Informationen
  • Zuverlässige Kontrolle über den Status sämtlicher angelegter Maßnahmen und Aufgaben
  • Lückenlose Dokumentation sämtlicher Informationen sowie Rückverfolgung, Exportfunktion
  • Mobile, benutzerfreundliche Oberfläche
  • Anbindung an das firmeneigene Intranet oder zentrale Managementsystem
 

sycat Aufgabenmanager

Mit dem sycat Aufgabenmanager können sämtliche Nutzer des sycat IMS Portals Aufgaben und Maßnahmen anlegen, delegieren, verwalten und dokumentieren. In einer zentralen Cockpitansicht werden alle angelegten Aufgaben sowie deren Status und Bearbeiter übersichtlich dargestellt. Sämtliche Verantwortliche werden automatisch über wichtige und relevante Änderungen oder Fortschritte informiert.